في بيئة العمل الحديثة، تواجه الفرق تحديات متزايدة في إدارة الأولويات، الأدوات، والمواعيد النهائية. وتُهدر الكثير من الساعات الثمينة في إعداد المشاريع بشكل متكرر من الصفر. هنا تبرز أهمية قوالب أسانا.

سواء كنت تُطلق منتجًا جديدًا، تُخطّط لفعالية، تُوظّف موظفًا جديدًا، أو تنفّذ حملة ربع سنوية، تساعدك قوالب أسانا على الانطلاق بسرعة، التنظيم بدقة، وتكرار النجاح بسلاسة.

في هذا الدليل، نستعرض ماهية قوالب أسانا، ولماذا يجب استخدامها، وكيف يمكنها رفع مستوى إنتاجية فريقك.

ما هي أسانا؟

أسانا هي منصة رائدة في إدارة سير العمل، تتيح للفرق تنظيم المشاريع والمهام ومتابعتها في مكان واحد. تأسست عام 2008 بواسطة داستن موسكوفيتز (أحد مؤسسي فيسبوك) وجاستن روزنشتاين (مهندس سابق في جوجل)، وتُستخدم الآن من قبل ملايين الشركات حول العالم.

تتميّز أسانا بواجهة سهلة الاستخدام، إمكانيات قوية، وتكاملات فعّالة مع أدوات أخرى. بفضل مرونتها، يمكن تخصيص أسانا لتناسب مختلف فرق العمل، وهنا تبرز فائدة قوالب أسانا.

ما هي قوالب أسانا؟

قوالب أسانا هي نماذج مشاريع جاهزة، صُمّمت لتوفير هيكل مُسبق يساعدك على بدء العمل بسرعة دون الحاجة لبناء كل مشروع من الصفر.

تشمل هذه القوالب مهام مُعدة مسبقًا، تواريخ، مسؤوليات، وأقسام منظمة. يمكن استخدامها في التسويق، المبيعات، تطوير المنتجات، الموارد البشرية، تكنولوجيا المعلومات، وخدمة العملاء.

يوجد نوعان من القوالب:

• قوالب أسانا الجاهزة: قوالب رسمية مصممة من قبل فريق أسانا، ومتاحة ضمن مكتبة القوالب.
• قوالب مخصصة: يمكنك إنشاؤها بنفسك لتعكس عملياتك الداخلية المتكررة.

لماذا تستخدم قوالب أسانا؟

إذا كنت تعيد نفس خطوات الإعداد لمشاريعك كل مرة، فإن قوالب أسانا ستوفّر عليك الكثير من الجهد والوقت:

✅ توفير الوقت

تبدأ المشروع خلال دقائق، ببساطة عن طريق نسخ قالب مناسب مثل "إطلاق منتج" أو "تقويم المحتوى".

✅ توحيد العمليات

تُضمن القوالب اتباع نفس الخطوات في كل مرة، ما يقلل من الأخطاء ويوضح المهام.

✅ تقليل الأخطاء

بوجود المهام الأساسية مسبقًا في القالب، تقل فرص نسيان المهام المهمة أو المراحل الحساسة.

✅ التوسّع بسهولة

بمجرد أن تبني عملية ناجحة، يمكنك تكرارها عبر الفرق المختلفة وتوسيع نطاق العمل.

✅ تسهيل تدريب الموظفين الجدد

بدلًا من شرح كل شيء، أعطِ الموظف الجديد نموذجًا جاهزًا يحتوي على خطوات واضحة.

كيف تستخدم قوالب أسانا؟

إليك كيفية البدء:

1. أنشئ مشروعًا جديدًا

اضغط على "+" في أسانا، ثم اختر "استخدام قالب".

2. تصفح مكتبة القوالب

تحتوي أسانا على عشرات القوالب المصنّفة حسب الأقسام مثل التسويق، تكنولوجيا المعلومات، التخطيط، وغيرها.

3. خصّص القالب حسب الحاجة

بإمكانك تعديل المهام، تغيير المواعيد، تعيين المسؤولين، إضافة الحقول المخصصة، أو حتى تغيير طريقة العرض.

4. أنشئ قوالب مخصصة

إذا أنشأت مشروعًا مثاليًا، يمكنك حفظه كقالب مخصص لاستخدامه لاحقًا.

أفضل قوالب أسانا لفرق العمل

إليك بعضًا من أبرز قوالب أسانا حسب موقعهم الرسمي:

📌 قالب تقويم المحتوى الاجتماعي

نظّم منشوراتك حسب المنصة، جدولة المحتوى، وتوزيع المهام ضمن الفريق.

📌 قالب تخطيط الفعاليات

من الميزانية حتى تقييم الأداء بعد الحدث، هذا القالب مثالي لإدارة جميع التفاصيل.

📌 قالب خطة التسويق

خطّط، نفّذ، وتابع حملات التسويق بخطوات واضحة، تسهّل التعاون بين الفريق.

📌 قالب توثيق المشاريع

اجمع كل ملفات المشروع المهمة في مكان واحد، وسهّل الوصول والتعاون.

📌 قالب خطة الترويج للفعاليات

استخدم هذا القالب لتنظيم أنشطة التسويق قبل أي فعالية، وضمان جذب الحضور.

للاطلاع على المزيد، يمكنك زيارة مكتبة قوالب أسانا.

اجعل القوالب أكثر فعالية باستخدام هذه الميزات

• الأتمتة (Automations): خصّص قواعد تجعل المهام تتحرّك تلقائيًا.
• الحقول المخصصة (Custom Fields): أضف حالات أو أولويات أو أسماء عملاء لكل مهمة.
• لوحات التحكم (Dashboards): شاهد تقدم المشروع في رسومات بيانية مباشرة.
• التكاملات (Integrations): اربط أسانا بأدوات مثل Slack، Zoom، Google Workspace، HubSpot والمزيد.

نصائح لاحتراف استخدام قوالب أسانا

✔ اختر أسماء واضحة للقوالب

✔ درّب الفريق على استخدامها بكفاءة

✔ راجع القوالب كل ربع سنة لتحديثها

✔ أنشئ قوالب للمهام اليومية أيضًا، وليس فقط المشاريع الكبرى

هل أنت مستعد لتسريع سير العمل لديك؟

إذا كنت تريد أن يعمل فريقك بذكاء أكبر، فـ قوالب أسانا هي الأداة المثالية لذلك. من التوفير في الوقت إلى تحسين التنظيم، تُقدّم القوالب قيمة حقيقية لأي فريق.

في Omtera، نساعد المؤسسات على تطبيق أسانا بفعالية، تصميم القوالب المخصصة، وتدريب الفرق لتحقيق أفضل النتائج.

⭐ احجز استشارة مجانية مع فريقنا اليوم

‍