Éliminez les tâches répétitives avec les règles Asana Automation

Dans le monde des affaires en constante évolution, les entreprises doivent éliminer les tâches répétitives et réorienter le temps et les ressources humaines vers des domaines plus stratégiques. C’est ici que les règles Asana Automationentrent en jeu.

Dans cet article, nous analyserons en profondeur les fonctionnalités d’automatisation proposées par Asana, en mettant en avant les avantages pour les chefs de projet, les professionnels du marketing, les cadres dirigeants et les équipes IT. Nous montrerons également comment Omtera, en tant que partenaire Asana Platinum Solutions, facilite ce processus et apporte de la valeur aux organisations.

Pourquoi avez-vous besoin d’automatisation ?

• Perte de temps : Les tâches répétitives (par ex. validations, mises à jour de statut, e-mails de notification) empêchent les employés de rester concentrés.
• Risque d’erreurs : Les processus manuels entraînent souvent des oublis, de mauvaises notifications et des retards.
• Inefficacité : Une grande partie de l’énergie des équipes est consacrée à des tâches à faible valeur ajoutée.

Les règles Asana Automation éliminent ces trois problèmes majeurs et aident les entreprises à atteindre l’excellence opérationnelle.

Qu’est-ce qu’Asana Automation ?

Asana Automation est une fonctionnalité puissante conçue pour supprimer les répétitions manuelles dans vos flux de travail. En termes simples, elle permet de déclencher automatiquement des actions prédéfinies lorsque certaines conditions sont remplies. Grâce à ces règles, vos processus fonctionnent de manière autonome sans surveillance constante d’un collaborateur.

Exemples :

• Achèvement de tâche : Lorsqu’un membre de l’équipe termine une tâche, le système peut automatiquement en attribuer une nouvelle à une autre personne, évitant ainsi les blocages.
• Transitions de projet : Lorsqu’une tâche atteint une étape donnée, elle peut être déplacée automatiquement vers un autre projet ou une autre colonne.
• Tagging : Lorsqu’une étiquette spécifique est ajoutée, la tâche est automatiquement dirigée vers le flux approprié. Exemple : une tâche marquée « Urgent » est immédiatement déplacée dans la liste des priorités.
• Notifications : À l’approche d’une date importante, les membres concernés reçoivent automatiquement un rappel.

Cette approche ne réduit pas seulement la charge de travail, elle contribue aussi à standardiser les processus, renforcer la communication entre équipes et réduire les erreurs.

En bref, avec Asana Automation, vos équipes passent moins de temps sur les actions manuelles et davantage sur les initiatives stratégiques.

Cas d’utilisation d’Asana Automation

Les règles d’automatisation offrent un large éventail de cas d’usage dans différents secteurs et départements. Voici les plus courants :

1. Gestion des tâches

Les tâches récurrentes comme la préparation de rapports hebdomadaires, la mise à jour de check-lists clients ou le partage de comptes rendus de réunion peuvent être générées automatiquement. Les tâches sont assignées, les échéances fixées et les rappels activés.

2. Flux de validation

Lorsqu’une nouvelle création marketing est téléchargée, le système peut automatiquement déclencher une demande de validation au manager. Si validée, la tâche passe à l’étape suivante ; si refusée, des tâches de révision sont assignées.

3. Notifications et rappels

À l’approche d’une échéance ou lorsqu’une tâche prend du retard, des notifications automatiques par e-mail ou via l’application sont envoyées aux membres. Exemple : « 2 jours restants avant la présentation » pousse les équipes à agir rapidement.

4. Transitions de projet

Lorsqu’une tâche passe de « en cours » à « terminée », le système la déplace automatiquement dans la colonne “Terminé”. Les tableaux projets restent ainsi toujours à jour.

5. Collaboration inter-départements

Les règles d’automatisation facilitent le partage d’informations entre équipes. Exemple : une fois un problème technique résolu par l’IT, une notification automatique est envoyée au support client pour informer les interlocuteurs rapidement.

6. Vente et intégration CRM

Lorsqu’Asana est intégré avec un CRM, des tâches automatiques peuvent être créées dès l’ajout d’un nouveau client. Exemple : « Planifier une démo avec le nouveau client ».

7. Processus RH

Pour un nouvel employé, des tâches d’onboarding automatiques sont générées : configuration de l’ordinateur, ouverture des comptes, formation d’intégration. Cela garantit des processus RH cohérents et complets.

Les avantages de l’automatisation pour les entreprises

• Jusqu’à 30 % de gain de temps : grâce à la suppression des tâches répétitives.
• Plus de transparence : tout le monde visualise l’état des tâches.
• Moins d’erreurs : la réduction de l’intervention humaine rend les processus plus fiables.
• Satisfaction des employés : les équipes se concentrent sur les missions créatives et stratégiques.

La valeur ajoutée d’Omtera : plus qu’une automatisation

En tant que partenaire Asana Platinum Solutions, Omtera ne se contente pas d’implémenter Asana, mais transforme votre culture de travail.

Services proposés par Omtera :

• Conseil : scénarios d’automatisation sur mesure pour votre entreprise.
• Mise en œuvre : configuration optimale d’Asana et intégration aux systèmes existants.
• Formation : équipes formées à l’utilisation efficace des règles Automation.
• Support continu : optimisation et évolutivité au fur et à mesure de votre croissance.

Avec Omtera, Asana devient non seulement un outil, mais un élément central de la culture organisationnelle.

La puissance de l’automatisation en chiffres

• Selon Gartner, d’ici 2025, 70 % des tâches en entreprise seront gérées par l’automatisation.
• Selon McKinsey, l’automatisation des tâches répétitives augmente la productivité annuelle de 20 à 30 %.

Asana est l’un des outils les plus puissants pour accompagner cette transformation.

Mise en place des règles d’automatisation (Étape par étape)

1. Ouvrez votre projet : Accédez au projet concerné dans Asana.
2. Cliquez sur Personnaliser : Allez dans la section « Règles » du panneau latéral.
3. Définissez un déclencheur : Exemple : « Lorsqu’une tâche est terminée ».
4. Choisissez une action : Exemple : « Déplacer la tâche dans un autre projet » ou « Envoyer une notification par e-mail ».
5. Enregistrez et testez : Les règles s’activent immédiatement et vos flux de travail se mettent en marche.

Avec l’accompagnement d’Omtera, ces étapes deviennent plus stratégiques et efficaces.

Laissez le travail manuel derrière vous

Avec les règles Asana Automation, vous éliminez les tâches répétitives et consacrez votre temps à vos objectifs stratégiques. Grâce à l’expertise d’Omtera, ce processus devient non seulement plus efficace mais aussi plus durable.

Prêt à dire adieu aux tâches répétitives ? Contactez Omtera dès aujourd’hui et exploitez toute la puissance d’Asana pour votre entreprise !

FAQ

Asana Automation est-il payant ?
Oui, certaines fonctionnalités avancées sont disponibles dans les formules Premium et Business.

Les règles sont-elles illimitées ?
Non, les limites varient selon les forfaits. Omtera vous aide à choisir le plan le plus adapté à vos besoins.

Faut-il des compétences techniques pour créer des règles ?
Non, grâce à l’interface intuitive d’Asana en glisser-déposer, tout le monde peut créer des règles facilement.