Les réunions internes sont indispensables pour que les équipes travaillent en harmonie et que des décisions stratégiques soient prises. Cependant, lorsqu’elles ne sont pas bien gérées, elles peuvent se transformer en perte de temps. Les réunions longues et improductives, les actions oubliées et les décisions non suivies ont un impact négatif sur la motivation des équipes et sur les résultats de l’entreprise. C’est à ce moment-là qu’Asana intervient pour rendre les réunions internes plus efficaces, traçables et orientées vers les résultats.
Omtera, en tant que partenaire Asana Platinum Solutions, fournit aux entreprises des services de conseil stratégique, de mise en œuvre et de formation afin de tirer le meilleur parti de cette puissante plateforme.
Absence d’un ordre du jour clair : La plupart des réunions se déroulent de manière désordonnée à cause d’un ordre du jour flou. Les participants ne savent pas quels sujets sont prioritaires et des décisions critiques peuvent être négligées.
Non-suivi des actions : Même si des décisions importantes sont prises lors d’une réunion, elles ne sont pas mises en œuvre car les responsabilités ne sont pas attribuées ou documentées. Résultat : les mêmes points sont rediscutés à la réunion suivante.
Répétition des sujets : Quand les discussions des réunions précédentes ne sont pas enregistrées, les équipes se fient à leur mémoire. Cela accroît l’inefficacité et réduit la motivation.
Perte de temps : Pour de nombreux participants, les réunions deviennent une corvée de plusieurs heures plutôt qu’un échange productif. Cela ralentit l’avancement des projets.
En résumé, des réunions non planifiées, floues et non consignées entraînent des coûts importants pour les entreprises. Selon une étude de Gartner, les employés passent jusqu’à 30 % de leur temps hebdomadaire en réunion, et plus de la moitié de ces réunions sont jugées improductives.
Pour résoudre ces problèmes, les outils numériques de gestion des réunions sont essentiels. À ce stade, Asana transforme les réunions en un processus de travail avec un ordre du jour clair, des actions traçables et des responsabilités attribuées.
Asana est un outil puissant en soi, mais sans adaptation spécifique à votre entreprise, il est difficile d’en exploiter tout le potentiel. Chaque équipe a une culture de réunion, des priorités et des méthodes de travail différentes. C’est là qu’intervient l’expertise d’Omtera :
Mise en œuvre : Nous concevons des modèles de réunion personnalisés pour les réunions hebdomadaires de direction, les points d’avancement de projet ou les briefings départementaux. Chaque réunion suit ainsi un flux standardisé et fait gagner du temps.
Formation : Nous apprenons aux équipes non seulement à gérer les tâches, mais aussi à planifier les réunions avec Asana. Les participants découvrent de façon pratique sur Asana chaque étape, de la préparation de l’agenda au suivi des décisions.
Intégration : Pour que les réunions soient efficaces, tous les outils utilisés doivent fonctionner ensemble. Avec l’intégration Zoom, les liens de réunion apparaissent dans les tâches Asana. Avec Google Calendar, les horaires de réunion sont automatiquement ajoutés aux calendriers. Avec Slack, les décisions sont communiquées instantanément à l’équipe.
Support continu : Les habitudes de réunion de votre entreprise peuvent évoluer au fil du temps. Omtera révise régulièrement la configuration d’Asana et l’adapte aux nouveaux besoins.
Avec le soutien d’Omtera, les réunions ne sont pas seulement organisées, mais deviennent des processus mesurables et orientés vers les résultats où :
Pour découvrir davantage de fonctionnalités Asana, vous pouvez contacter Omtera.
Grâce à l’expertise d’Omtera, la structure de gestion des réunions sur Asana transforme vos réunions en un processus mesurable du début à la fin. Voici un flux typique :
Préparation de l’agenda
Les points de l’ordre du jour sont ajoutés dans Asana comme tâches avant la réunion.
Les participants peuvent consulter l’agenda à l’avance et se préparer.
Prise de décision
Pendant la réunion, les discussions sont consignées directement sous les tâches concernées.
Les décisions sont immédiatement enregistrées dans Asana, garantissant qu’aucune information ne soit perdue.
Attribution des actions
Chaque décision est transformée en tâche attribuée à une seule personne.
Des dates limites sont fixées et des rappels automatiques sont configurés.
Suivi & Reporting
L’avancement des tâches est suivi en temps réel.
Lors de la réunion suivante, l’état des décisions précédentes est facilement rapporté.
Pour de nombreuses entreprises, les réunions hebdomadaires de direction sont des sessions critiques où des décisions stratégiques sont prises et où la coordination inter-équipes est assurée. Mais sans une bonne planification et un bon suivi, elles peuvent facilement devenir une perte de temps. Voici comment se déroule une réunion hebdomadaire avec Asana :
Création d’un projet de réunion
Un projet dédié nommé « Réunion de direction » est créé dans Asana.
Ce projet devient la mémoire numérique des réunions. Chaque semaine, l’agenda est préparé et les comptes rendus passés sont conservés dans le même projet.
Préparation de l’agenda
Les rapports hebdomadaires, objectifs prioritaires et décisions critiques sont ajoutés sous forme de tâches.
Les participants consultent l’agenda avant la réunion, ajoutent des commentaires ou proposent de nouveaux sujets si nécessaire. Personne n’arrive non préparé.
Prise de notes et enregistrement des décisions pendant la réunion
Les discussions sont inscrites comme commentaires sous les tâches concernées.
Les décisions sont ajoutées instantanément dans les notes de tâche, garantissant qu’aucune information ne soit perdue.
Attribution des actions
Les décisions prises sont transformées en tâches attribuées à une seule personne.
Exemple : « Un calendrier de contenu sera préparé pour la nouvelle campagne marketing » → Attribué au responsable marketing, avec une date limite.
La question « Qui est responsable ? » disparaît.
Suivi et évaluation
Lors de la réunion suivante, les actions de la semaine précédente sont passées en revue dans le projet.
Les tâches inachevées sont rendues visibles et replanifiées si nécessaire.
Ce système transforme les réunions en un cadre exempt de répétitions, générant des résultats clairs et exploitables.
Omtera va encore plus loin en proposant :
Ainsi, les réunions hebdomadaires ne sont plus seulement un espace de discussion, mais deviennent un puissant outil stratégique pour suivre le passé et planifier l’avenir.
Asana peut-il être utilisé gratuitement pour les réunions ?
Oui, la gestion basique des réunions est possible dans le plan gratuit. Cependant, les fonctionnalités avancées de reporting et d’intégration nécessitent un plan Premium ou Business.
Comment puis-je créer des modèles de réunion dans Asana ?
Avec l’expertise d’Omtera, des modèles de réunion personnalisés peuvent être créés pour vous. Ainsi, chaque réunion devient standardisée et productive.
Les réunions Asana peuvent-elles être intégrées à Zoom ou Google Calendar ?
Oui. Grâce aux puissantes intégrations d’Asana, les liens de réunion, calendriers et actions peuvent être centralisés en un seul endroit.
La gestion des réunions peut-elle être réalisée dans Asana sans l’aide d’Omtera ?
Bien sûr. Cependant, sans personnalisation experte et formation, l’efficacité obtenue restera limitée. Omtera optimise Asana pour votre entreprise de la manière la plus adaptée.
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