Gérez vos projets au niveau de l’entreprise avec Asana Portfolios

L’un des plus grands défis du monde des affaires est de suivre les projets menés dans différents départements dans un cadre stratégique unique. En particulier, les dirigeants C-level, chefs de projet et responsables d’équipe veulent savoir où en est chaque projet, à quel point les objectifs sont atteints et quels risques émergent. C’est là qu’Asana Portfolios entre en jeu.

Avec les services de conseil et de mise en œuvre d’Omtera, Asana Platinum Solutions Partner, vous pouvez transformer Portfolios d’un simple outil de suivi de projet en une plateforme de gestion stratégique au niveau de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’Asana Portfolios ?

Asana Portfolios est une fonctionnalité puissante qui vous permet de visualiser plusieurs projets sur un seul écran. Avec Portfolios, vous pouvez :

• Suivre tous les projets de l’entreprise à partir d’un seul endroit.
• Voir l’état des projets avec des codes couleur (vert, jaune, rouge).
• Surveiller en temps réel les progrès vers vos objectifs.
• Gérer facilement l’utilisation des ressources, la planification et la priorisation.

Cette visibilité est essentielle non seulement pour les chefs de projet, mais aussi pour les dirigeants C-level, les responsables de département et les directeurs IT.

Les défis auxquels les entreprises sont confrontées

Gérer les projets séparément entraîne souvent :

• Un manque de transparence : On ne sait pas clairement qui travaille sur quoi.
• Une perte de temps : On jongle entre différents outils de reporting.
• Un désalignement stratégique : Les projets peuvent progresser sans lien avec les objectifs de l’entreprise.
• Une fragmentation des ressources : Difficile de prioriser les bonnes personnes et équipes.

Asana Portfolios répond à chacun de ces problèmes. Omtera accélère et personnalise la mise en œuvre de ces solutions.

Les fonctionnalités clés d’Asana Portfolios

1. Mises à jour en temps réel

L’un des plus grands avantages d’Asana Portfolios est la visibilité en temps réel. Les chefs de projet peuvent indiquer l’état actuel d’un projet (vert = conforme, jaune = à surveiller, rouge = critique) en quelques clics. Cela permet :

• Aux dirigeants d’avoir un accès immédiat à l’information.
• De réduire le temps passé à préparer des rapports hebdomadaires ou mensuels.
• D’intervenir rapidement en cas de crise.

2. Suivi de la progression et reporting

Portfolios visualise la progression des projets en pourcentage. Vous pouvez ainsi voir clairement :

• Quelles tâches sont à l’heure,
• Lesquelles sont en retard,
• Et le temps restant avant l’achèvement.

De plus, Portfolios complète ces données avec des graphiques, diagrammes et rapports personnalisés. Ces rapports peuvent être utilisés directement en réunion et éliminent la charge des rapports manuels.

3. Gestion des ressources

L’une des principales causes d’échec des projets est une mauvaise planification des ressources. Grâce à la gestion des ressources, Asana Portfolios équilibre la charge de travail des équipes :

• Identifiez quel employé ou quelle équipe est surchargé.
• Réaffectez les membres disponibles à d’autres projets.
• Assurez une allocation correcte des ressources aux tâches prioritaires.

Par exemple, si votre équipe marketing est surchargée avec une campagne tandis que votre équipe IT a de la capacité libre, ce déséquilibre est immédiatement visible.

4. Alignement avec les objectifs stratégiques

Asana Portfolios ne se limite pas au suivi des projets ; il assure un alignement stratégique. Vous pouvez lier les projets aux OKR (Objectives and Key Results) de votre entreprise.

Ainsi :

• Les projets ne sont pas seulement évalués comme des “tâches terminées”, mais pour leur contribution aux objectifs stratégiques.
• La direction peut clairement voir quel projet sert quel objectif.
• La priorisation se fait non seulement en fonction des délais, mais aussi de la valeur stratégique.

Pourquoi choisir Omtera avec Asana Portfolios ?

Chaque entreprise a des besoins différents. C’est là qu’intervient l’expertise d’Omtera :

Conseil : Démarrer avec la bonne configuration

Pour qu’une entreprise utilise Asana efficacement, une configuration correcte est essentielle. Par exemple :

• Dans une entreprise de distribution, les équipes ventes, marketing et logistique peuvent mener différents projets. Omtera analyse ces flux de travail et conçoit la bonne structure Portfolios.
• Résultat : la direction peut voir à la fois l’état des campagnes commerciales et la performance des livraisons logistiques sur un seul écran.

Mise en œuvre : Installation rapide et intégrée

Mettre en place Asana Portfolios ne consiste pas seulement à ajouter des projets. Les intégrations appropriées renforcent l’écosystème.

• Imaginez une entreprise technologique où la gestion de projet est faite dans Asana, mais la communication d’équipe dans Slack et la planification via Google Calendar.
• Omtera intègre Asana Portfolios avec ces outils. Ainsi, réunions, échéances et notifications de tâches sont synchronisées depuis un centre unique.

Formation : Renforcer les équipes

Le bon outil ne crée de la valeur qu’avec la bonne formation. Omtera propose des formations adaptées aux équipes :

• Pour l’équipe marketing : suivi des campagnes,
• Pour l’équipe IT : planification des sprints,
• Pour l’équipe dirigeante : suivi des KPI via Portfolios.

Résultat : les équipes apprennent non seulement « comment utiliser » mais aussi « comment utiliser plus efficacement ».

Support continu : Scalabilité

À mesure que votre entreprise grandit, la charge de travail, les équipes et les projets augmentent. Omtera vous accompagne tout au long de ce processus.

• Par exemple, votre parcours Asana peut commencer avec une start-up de 10 personnes, puis évoluer rapidement vers une entreprise de taille moyenne de 100 personnes.
• Omtera assure la durabilité en concevant de nouveaux modèles Portfolios, formats de rapports et rôles utilisateurs adaptés à la charge accrue.

Avec Omtera, vous n’adoptez pas seulement un logiciel — vous mettez en place un modèle de travail numérique aligné sur la culture de votre entreprise.

Les gains mesurables avec Asana Portfolios

• Jusqu’à 30 % de projets terminés plus rapidement
• 25 % de charge de reporting en moins
• 20 % d’efficacité supplémentaire pour les équipes
• 15 % de risques de projet en moins

Ces pourcentages sont basés sur les expériences réelles des utilisateurs d’Asana.

Cas d’utilisation

Départements marketing

Suivez la progression des campagnes sur un seul écran et simplifiez le suivi du ROI.

IT et gestion de produit

Synchronisez les plans de version pour les projets de développement logiciel.

Direction (C-level)

Surveillez la contribution de tous les projets stratégiques aux OKR annuels.

Conseils pratiques de mise en œuvre

• Standardisez les codes couleur : Rouge = risque, jaune = attention, vert = conforme.
• Fournissez des mises à jour hebdomadaires.
• Suivez la progression des projets avec des barres de pourcentage.
• Créez des rapports personnalisés alignés sur vos flux internes grâce au conseil d’Omtera.

Asana Portfolios ne se contente pas de vous aider à gérer vos projets ; il les aligne avec les objectifs stratégiques globaux de votre entreprise. Grâce à l’expertise d’Omtera, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité efficacement et propulser votre entreprise vers l’avenir.

Prêt à gérer vos projets avec clarté et rapidité au niveau de l’entreprise ? Contactez Omtera dès aujourd’hui et commencez à utiliser Asana à son plein potentiel.

FAQ

1. Asana Portfolios est-il adapté aux petites entreprises ?
Oui, les petites entreprises peuvent également gagner en transparence et en rapidité avec Portfolios. C’est particulièrement utile lorsque plusieurs équipes travaillent en parallèle.

2. Portfolios et Asana Goals fonctionnent-ils ensemble ?
Oui, Asana Portfolios suit vos projets, tandis qu’Asana Goals montre quels objectifs stratégiques ces projets servent.

3. Est-il obligatoire d’obtenir le support d’Omtera ?
Pas obligatoire ; cependant, travailler avec Omtera accélère la mise en place, fournit une formation personnalisée et minimise les erreurs.