HubSpot CRM Verilerini Türkiye'de Barındırmak: Çözümler, KVKK Uyumu ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Giriş: Veri Barındırma ve KVKK Uyumluluğunun Önemi

Günümüz dijital dünyasında, işletmelerin topladığı ve işlediği veri miktarı hızla artıyor. Müşteri verileri, satış kayıtları, pazarlama etkileşimleri gibi kritik bilgilerin depolandığı CRM sistemleri için veri barındırma lokasyonu, hem veri güvenliği hem de yasal uyumluluk açısından büyük önem taşıyor. Özellikle Türkiye'de yürürlükte olan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel verilerin yurt dışına aktarımına yönelik katı düzenlemeler içermektedir.

HubSpot, dünya genelinde milyonlarca kullanıcıya hizmet veren bir platform olarak, verilerini belirli coğrafi bölgelerdeki veri merkezlerinde tutar. Türkiye'de bir veri merkezi bulunmaması, Türk işletmeleri için bazı özel durumları ve dikkat edilmesi gereken noktaları beraberinde getirir. Bu yazıda, HubSpot CRM verilerinin barındırılmasıyla ilgili çözümleri, KVKK uyumluluğunu nasıl sağlayabileceğinizi ve süreçte göz önünde bulundurmanız gerekenleri detaylıca ele alacağız.

1. HubSpot'ın Veri Barındırma Politikası ve Konumları

HubSpot, küresel çapta güvenli ve erişilebilir hizmet sunmak için Amazon Web Services (AWS) altyapısını kullanır.

1.1. HubSpot'ın Mevcut Veri Merkezleri

HubSpot'ın ürün altyapısı ve müşteri verileri şu anda aşağıdaki bölgelerdeki AWS veri merkezlerinde barındırılmaktadır:

• Amerika Birleşik Devletleri (Doğu ve Batı bölgeleri): Virginia ve Oregon.
• Avrupa Birliği (AB): Almanya.
• Kanada: Montreal.
• Avustralya: Sidney.

1.2. Türkiye'de Doğrudan Veri Merkezi Yok

Mevcut durumda, HubSpot'ın Türkiye'de doğrudan bir veri merkezi bulunmamaktadır. Bu, Türkiye'den HubSpot kullanan işletmelerin verilerinin, yukarıda belirtilen global veri merkezlerinden birinde barındırıldığı anlamına gelir. Genellikle, abonelik sırasında IP adresinizin coğrafi konumuna göre size en yakın veya en uygun veri merkezi atanır (Türkiye'den genellikle AB/Almanya veri merkezi).

1.3. Veri Merkezi Değiştirme Seçeneği

Ücretli HubSpot aboneliği olan müşteriler (Starter, Professional, Enterprise), hesap ayarları üzerinden veri merkezlerini değiştirebilirler. Örneğin, ABD veri merkezinde olan bir hesabı AB (Almanya) veri merkezine taşıyabilirsiniz. Ancak, tüm veri merkezleri arasında karşılıklı geçiş mümkün olmayabilir (örneğin, AB'den ABD'ye taşıma şu an desteklenmemektedir). Bu taşıma işlemi planlanmalı ve yaklaşık 36 saate kadar sürebilir, bu süre zarfında HubSpot hesabınıza erişim kesilebilir.

2. KVKK ve Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarımı

Türkiye'de kişisel veri işleyen her kurum ve kuruluş, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hükümlerine uymak zorundadır. KVKK'nın en önemli maddelerinden biri, kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasına ilişkindir.

2.1. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarımı Şartları

KVKK'nın 9. maddesi uyarınca, kişisel verilerin yurt dışına aktarımı temel olarak iki ana şarta bağlıdır:

• Açık Rıza: Veri sahibinin (kişisel verisi işlenen kişinin) kişisel verilerinin yurt dışına aktarılmasına ilişkin açık rızasının alınması. Bu rızanın bilgilendirilmiş, özgür iradeyle ve belirli bir konuya ilişkin olması gerekmektedir.
• Açık Rıza Olmaksızın Aktarım: Açık rıza olmaksızın aktarım ise iki alt şarta bağlıdır:
  • Yeterli Korumaya Sahip Ülke: Verilerin aktarılacağı yabancı ülkede yeterli korumanın bulunması ve bu durumun Kişisel Verileri Koruma Kurulu (KVKK Kurulu) tarafından ilan edilmesi. (Mevcut durumda KVKK Kurulu henüz "yeterli korumaya sahip ülkeler" listesini yayınlamamıştır.)
  • Yeterli Korumaya Sahip Olmayan Ülke İçin Taahhütler: Verilerin aktarılacağı yabancı ülkede yeterli korumanın bulunmaması halinde, Türkiye'deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVKK Kurulu'ndan izin alınması. Bu taahhütler genellikle Standart Sözleşme Maddeleri (SCCs) veya Bağlayıcı Şirket Kuralları (BCRs) gibi mekanizmalar aracılığıyla yapılır.

2.2. HubSpot ve KVKK Uyumunda Dikkat Edilmesi Gerekenler

HubSpot'ın veri merkezlerinin Türkiye dışında olması nedeniyle, Türk işletmeleri KVKK uyumluluğunu sağlamak için aşağıdaki noktalara dikkat etmelidir:

• Veri Sorumlusu Yükümlülüğü: İşletme, veri sorumlusu sıfatıyla, HubSpot'a aktarılan kişisel verilerden KVKK nezdinde sorumludur.
• Aydınlatma Yükümlülüğü: Müşterilerinize veya ilgili veri sahiplerine, kişisel verilerinin HubSpot gibi bir bulut sağlayıcısı aracılığıyla yurt dışında (örn: Almanya'daki AWS sunucularında) işleneceği ve depolanacağı konusunda açıkça bilgi vermelisiniz. Gizlilik politikanızda bu durumu belirtmelisiniz.
• Açık Rıza Alma: Eğer aktarılacak kişisel veriler hassas veri kategorisine giriyorsa (sağlık bilgileri, cinsel yaşam, siyasi görüş vb.) veya aktarımın temelinde yalnızca açık rıza varsa, veri sahibinden KVKK'ya uygun açık rıza almanız gereklidir.
• Sözleşmesel Güvenceler (SCCs): HubSpot, Avrupa Birliği veri merkezleri için GDPR uyumluluğunu sağlamak üzere genellikle SCC'leri (Standard Contractual Clauses) kullanır. Türkiye'deki bir şirket olarak, HubSpot ile yapacağınız sözleşmede veya eklerinde KVKK'ya uyumlu veri aktarım mekanizmalarının (örneğin, HubSpot'ın Avrupa veri merkezleri için kullandığı AB Standart Sözleşme Maddeleri'nin KVKK'ya uyumlu olup olmadığının hukuksal bir değerlendirmesi) yer alıp almadığını kontrol etmelisiniz. Bazı durumlarda KVKK Kurulu'ndan izin alınması gerekebilir.
• Veri Minimalizasyonu: Yurt dışına sadece gerçekten ihtiyaç duyduğunuz kişisel verileri aktarmaya özen gösterin. Gereksiz veya hassas verilerin aktarımından kaçının.
• Kişisel Veri Kategorizasyonu: CRM'de hangi kişisel veri kategorilerinin (iletişim, finans, demografik, davranışsal vb.) tutulduğunu ve bunların KVKK anlamında özel nitelikli kişisel veri olup olmadığını belirleyin.

3. HubSpot CRM Verilerini Türkiye'de Barındırmak Mümkün mü? Çözümler

HubSpot'ın doğrudan Türkiye'de veri merkezi olmasa da, KVKK uyumluluğunu sağlamak ve veri barındırma konusunda hassasiyet gösteren işletmeler için bazı dolaylı veya alternatif yaklaşımlar mevcuttur.

3.1. AB Veri Merkezi Seçeneği ve KVKK Uyumu

• En Yakın ve En Uygun Seçenek: Türkiye'deki işletmeler için HubSpot'ın AB (Almanya) veri merkezini seçmek, genellikle en pratik ve yasal açıdan en yönetilebilir seçenektir. AB veri merkezleri, GDPR gibi AB veri koruma regülasyonlarına tabidir ve HubSpot bu regülasyonlara uyumu sağlamak için gerekli teknik ve organizasyonel önlemleri almaktadır.
• Sözleşmesel Çözümler: AB veri merkezleri üzerinden veri aktarımı için KVKK kapsamında, HubSpot'ın uyguladığı AB Standart Sözleşme Maddeleri'nin KVKK'ya uygunluk açısından değerlendirilmesi ve gerekirse veri sahiplerinden açık rıza alınması en yaygın pratiklerdir. Hukuki danışmanlık alınması şiddetle tavsiye edilir.

3.2. Hibrit Çözümler ve Veri Minimallizasyonu

Bazı durumlarda, tüm veriyi HubSpot'ta tutmak yerine hibrit yaklaşımlar benimsenebilir:

• KVKK Hassasiyetli Verileri Lokal Tutma: Özellikle KVKK'nın hassas veri kategorisine giren kişisel verileri veya yurt dışına aktarımı çok zor olan belirli veri türlerini, Türkiye'deki lokal bir sunucuda veya KVKK uyumlu bir bulut sağlayıcısında tutarak HubSpot ile sadece gerekli minimum veriyi senkronize etme.
• Veri Anonimleştirme/Takma Ad Takma: Yurt dışına aktarılacak kişisel verileri, KVKK'ya uygun şekilde anonimleştirerek veya takma ad takarak veri sahibinin kimliğinin belirlenmesini zorlaştırma. Bu, veri aktarımında yasal riskleri azaltabilir. Ancak bu süreçlerin doğru yapılması önemlidir.
• Üçüncü Parti Entegrasyonlarla Lokal Çözümler: Bazı durumlarda, Türkiye'deki lokal yazılımlarla (muhasebe, e-ticaret vb.) HubSpot arasında özel entegrasyonlar kurularak, kritik kişisel verilerin lokal sistemde kalması ve HubSpot'a sadece anonimleştirilmiş veya toplanmış verilerin gönderilmesi sağlanabilir. Bu, Zapier, Make gibi araçlar veya özel API geliştirmeleriyle yapılabilir.

3.3. Alternatif CRM Çözümleri

Eğer Türkiye'de mutlak surette lokal veri barındırma zorunluluğunuz varsa ve hibrit çözümler ihtiyaçlarınızı karşılamıyorsa, Türkiye merkezli veri barındırma hizmeti sunan yerel CRM sağlayıcıları da değerlendirilebilir. Ancak bu durumda, HubSpot'ın entegre ekosistemi, pazarlama otomasyonu ve kullanım kolaylığı gibi avantajlarından feragat etmeniz gerekebilir.

4. Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar ve Hukuki Danışmanlık

KVKK uyumluluğu ve uluslararası veri transferi, karmaşık hukuki süreçler içerebilir.

• Hukuki Danışmanlık Alın: KVKK uzmanı bir avukattan veya veri koruma danışmanından mutlaka profesyonel destek alın. İşletmenizin özel durumu, işlediği veri türleri ve aktarım kapsamı KVKK uyumunu belirleyecektir.
• Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni: Web sitenizdeki gizlilik politikanız ve kişisel veri aydınlatma metniniz, HubSpot kullanımı ve veri aktarımını açıkça belirtmelidir.
• Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS): KVKK kapsamında VERBİS'e kayıt yükümlülüğünüz varsa, kişisel verileri yurt dışına aktardığınızı ve ilgili aktarım yöntemini (örn. açık rıza, SCC) doğru bir şekilde beyan etmelisiniz.
• Periyodik Değerlendirme: KVKK mevzuatındaki olası değişiklikleri takip edin ve veri işleme süreçlerinizi periyodik olarak gözden geçirin. Özellikle "yeterli korumaya sahip ülkeler" listesinin yayınlanması durumunda stratejinizi yeniden değerlendirmeniz gerekebilir.
• HubSpot'ın Güvenlik Standartları: HubSpot, SOC 2 Type 2, ISO 27001 gibi uluslararası güvenlik sertifikalarına sahiptir ve AWS'in güvenlik altyapısını kullanır. Bu güvenlik önlemleri, verilerinizin yetkisiz erişime karşı korunmasına yardımcı olur.

Sonuç: KVKK Uyumlu HubSpot Kullanımı Mümkün

HubSpot'ın Türkiye'de doğrudan bir veri merkezi olmasa da, AB veri merkezlerini kullanarak ve KVKK'nın kişisel veri aktarımı şartlarına uygun hareket ederek HubSpot CRM'i güvenle kullanmak mümkündür. Önemli olan, veri sorumlusu olarak KVKK'daki aydınlatma yükümlülüğünüzü yerine getirmek, gerekli durumlarda açık rıza almak ve hukuki süreçleri doğru yönetmektir.

Doğru strateji, güçlü hukuki destek ve HubSpot'ın gelişmiş güvenlik önlemleriyle, hem KVKK'ya uyumlu olabilir hem de HubSpot'ın pazarlama, satış ve müşteri hizmetleri süreçlerinizi güçlendiren entegre yapısından faydalanabilirsiniz.

KVKK Uyumlu HubSpot Stratejiniz İçin Omtera Yanınızda

HubSpot CRM verilerinin Türkiye'de barındırılması ve KVKK uyumluluğu konusunda daha fazla bilgiye veya profesyonel desteğe mi ihtiyacınız var? İşletmenizin veri işleme süreçlerini optimize etmek ve yasal uyumluluğu sağlamak mı istiyorsunuz? Omtera olarak, HubSpot'ta sertifikalı uzmanlığımız ve KVKK mevzuatı konusunda bilgi birikimine sahip iş ortaklarımızla yanınızdayız. İşletmenizin benzersiz ihtiyaçlarına uygun, güvenli ve yasalara uygun bir HubSpot stratejisi oluşturmanıza yardımcı olalım.

👉 Omtera ile iletişime geçin ve veri yönetimi süreçlerinizi güvenle kurun!

‍