HubSpot ile Satış Tahminleri (Forecasting): İşletmenizin Geleceğini Şekillendirin

Satış tahminleri, bir şirketin belirli bir dönemde (aylık, üç aylık, yıllık) ne kadar gelir elde edeceğini öngörme sürecidir. Bu tahminler, sadece satış departmanı için değil, tüm işletme için hayati öneme sahiptir:

• Bütçeleme ve Finansal Planlama: Şirketin nakit akışını, kârlılığını ve yatırım potansiyelini belirler.
• Kaynak Tahsisi: Üretim, pazarlama, müşteri hizmetleri ve insan kaynakları gibi departmanların doğru kaynakları planlamasına yardımcı olur.
• Envanter Yönetimi: Stok seviyelerinin optimize edilmesini sağlar, fazla veya eksik stok sorunlarını önler.
• İşe Alım Kararları: Gelecekteki büyüme için ne zaman ve kaç kişiye ihtiyaç duyulacağını öngörmeye yardımcı olur.
• Performans Değerlendirmesi: Satış ekiplerinin hedeflere ulaşıp ulaşmadığını değerlendirmek için bir referans noktası sunar.

Geleneksel olarak karmaşık ve manuel süreçlerle yapılan satış tahminleri, HubSpot gibi entegre bir CRM platformu sayesinde çok daha kolay, doğru ve veriye dayalı hale gelir.

HubSpot'ta Satış Tahminlerinin Temelleri: CRM Entegrasyonu

HubSpot'ın satış tahmin özelliği, temel olarak CRM'deki anlaşma (deal) verilerine dayanır. Doğru ve güncel veriler, güvenilir tahminlerin anahtarıdır.

Satış Hunisi (Pipeline) ve Anlaşma Aşamalarının Yapılandırılması

Satış tahminlerinizin doğruluğu, satış huninizin (pipeline) ve anlaşma aşamalarınızın ne kadar iyi yapılandırıldığına bağlıdır.

• Net Satış Süreci Tanımı: Şirketinizin satış sürecini adım adım tanımlayın. Her aşamanın net bir tanımı ve o aşamaya geçiş için belirli kriterleri (örneğin, "Nitelikli Lead", "Teklif Gönderildi", "Müzakere", "Kapandı/Kazandı") olmalıdır.
• HubSpot'ta Satış Hunisi Oluşturma: HubSpot Sales Hub'da kendi satış hunilerinizi ve aşamalarınızı oluşturun. Birden fazla ürün veya hizmet hattınız varsa, her biri için ayrı huniler oluşturabilirsiniz.
• Aşamalara Kapanma Olasılığı Atama: Her anlaşma aşamasına bir kapanma olasılığı (probability to close) yüzdesi atayın. Bu yüzde, o aşamadaki bir anlaşmanın kapanma olasılığını gösterir. Örneğin:
  • Nitelikli Lead: %10
  • Teklif Gönderildi: %50
  • Müzakere: %80
  • Kapandı/Kazandı: %100Bu yüzdeler, geçmiş verilerinize ve satış ekibinizin tecrübesine dayanmalıdır. HubSpot, bu ağırlıklandırmayı otomatik tahminlerde kullanır.

Anlaşma Verilerinin Doğru ve Düzenli Girilmesi

Tahminleriniz, CRM'deki verileriniz kadar doğrudur. Satış ekibinizin anlaşma verilerini düzenli ve doğru bir şekilde girmesi hayati önem taşır.

• Anlaşma Değeri: Her anlaşmanın doğru bir değerinin (gelir miktarının) olduğundan emin olun.
• Beklenen Kapanış Tarihi: Her anlaşma için gerçekçi bir beklenen kapanış tarihi girin. Bu tarih, tahmin dönemlerinizi belirlemeniz için önemlidir.
• Anlaşma Aşaması Güncellemeleri: Satış temsilcileri, anlaşmaları hunide ilerlettikçe aşamaları düzenli olarak güncellemelidir. HubSpot'ın sürükle-bırak arayüzü bu süreci kolaylaştırır.
• Özel Özellikler: Anlaşmalar için tahmini etkileyebilecek özel özellikler (örneğin, ürün türü, müşteri segmenti, rekabet durumu) tanımlayın ve bu alanların doldurulduğundan emin olun.

HubSpot'ta Satış Tahmini Aracını Kullanma

HubSpot Sales Hub'ın "Forecast" (Tahmin) aracı, satış tahminlerinizi görselleştirmek ve yönetmek için tasarlanmıştır.

Tahmin Aracını Kurma Adımları

HubSpot'ta tahmin aracını etkinleştirmek ve yapılandırmak oldukça basittir:

1. Ayarlar Menüsüne Erişim: HubSpot hesabınızda, sağ üst köşedeki ayarlar (çark) simgesine tıklayın.
2. Nesneler ve Tahmin Seçimi: Sol kenar çubuğunda Nesneler > Tahmin seçeneğine gidin.
3. Tahmin Dönemini Belirleme: Tahminlerinizin hangi sıklıkta olacağını belirleyin (aylık veya üç aylık). Bu ayar, tüm satış hunileriniz için geçerli olacaktır.
4. Tahmin Kategorilerini Yapılandırma:
   • HubSpot'ın varsayılan tahmin kategorileri bulunur (örneğin, Pipeline, Best Case, Committed, Closed Won, Omitted).
   • Bu kategorileri, şirketinizin satış sürecine ve terminolojisine uyacak şekilde düzenleyebilirsiniz. Örneğin, "Committed" (Taahhüt Edilen) bir anlaşma, satış temsilcisinin bu anlaşmanın kapanacağından %90 emin olduğu anlamına gelebilir.
   • Anlaşma aşamalarını bu tahmin kategorileriyle eşleştirebilirsiniz. HubSpot'ın otomasyonu sayesinde, bir anlaşma aşaması değiştikçe tahmin kategorisi de otomatik olarak güncellenebilir. Bu, manuel güncellemelerin önüne geçerek tutarlılığı artırır.

Tahminleri Görüntüleme ve Yönetme

Kurulum tamamlandıktan sonra, tahmin verilerinizi etkin bir şekilde kullanmaya başlayabilirsiniz:

1. Satış > Tahmin (Forecast) Alanına Erişim: HubSpot ana menünüzde Satış > Tahmin'e tıklayın.
2. Dönem ve Huniyi Seçimi: Görüntülemek istediğiniz tahmin dönemi (örneğin, Temmuz-Eylül çeyreği) ve ilgili satış hunisini seçin.
3. Ekip ve Bireysel Tahminlerin İncelenmesi: Bu bölümde, satış ekibinizin genel tahminini ve her bir satış temsilcisinin bireysel tahminini görebilirsiniz. Her temsilcinin hedefine ne kadar yaklaştığını, hunisindeki ağırlıklı anlaşma miktarını ve farklı tahmin kategorilerindeki anlaşma değerlerini detaylıca analiz edebilirsiniz.
4. Manuel Tahmin Gönderme: Satış temsilcileri veya yöneticiler, sistemin otomatik hesaplamalarına ek olarak, kendi öznel değerlendirmelerini yansıtan manuel tahminlerini (forecast submission) girebilirler. Bu, sistemin veriye dayalı tahminleriyle saha tecrübesinin birleşmesini sağlar.
5. Anlaşmaları İnceleme ve Güncelleme: Tahmin aracı üzerinden doğrudan ilgili anlaşmaları inceleyebilir, aşamalarını güncelleyebilir veya notlar ekleyebilirsiniz. Bu özellik, yöneticilerin tek tek anlaşmaların durumunu gözden geçirmesini ve gerekli müdahaleleri yapmasını kolaylaştırır.

Hedef Belirleme ve Performans İzleme

HubSpot, satış hedeflerini belirlemenize ve bu hedeflere karşı ilerlemenizi izlemenize de olanak tanır:

• Hedef Oluşturma: Tahmin aracı üzerinden veya Raporlama > Hedefler bölümünden gelir hedefleri oluşturabilirsiniz. Bu hedefler, bireysel satış temsilcileri, ekipler veya genel şirket için belirlenebilir.
• Hedef Kıyaslaması: HubSpot, gerçekleşen geliri belirlenen hedeflerle karşılaştırarak performansınızı net bir şekilde gösterir. Bu görselleştirme, hem motivasyon hem de stratejik ayarlamalar için önemlidir.

Satış Tahmin Modelleri ve Yöntemleri

HubSpot'ta genellikle kullanılan ve desteklenen temel tahmin yöntemleri şunlardır:

Satış Hunisi Aşamasına Dayalı Tahmin (Pipeline Stage Forecasting)

Bu, HubSpot'ın varsayılan ve en yaygın kullanılan tahmin yöntemidir.

• Çalışma Prensibi: Satış hunisindeki her anlaşmanın mevcut aşamasına ve bu aşamaya atanmış kapanma olasılığına (weighted probability) dayanır. Örneğin, 10.000 TL'lik bir anlaşma "Teklif Gönderildi" aşamasındaysa ve bu aşamanın kapanma olasılığı %50 ise, tahmine 5.000 TL olarak yansır.
• Avantajları: Otomatik ve sürekli güncellenir, satış sürecine doğrudan bağlıdır, kolayca görselleştirilebilir.
• Dezavantajları: Anlaşma aşamalarının ve olasılıklarının doğru tanımlanmasını gerektirir, dış faktörleri (piyasa değişiklikleri, rekabet) doğrudan hesaba katmaz.

Satış Temsilcisi Tahmini (Sales Rep Forecasting)

Bu yöntem, satış temsilcilerinin kendi anlaşmaları ve hedefleri hakkındaki kişisel değerlendirmelerine dayanır.

• Çalışma Prensibi: Satış temsilcileri, belirli bir dönem için kapatmayı bekledikleri toplam gelir miktarını manuel olarak sisteme girerler. Bu, genellikle "Committed" veya "Best Case" gibi kategoriler altında yapılır.
• Avantajları: Saha deneyimini ve temsilcinin müşteriyle olan ilişkisini yansıtır, ani değişikliklere daha hızlı adapte olabilir.
• Dezavantajları: Öznel olabilir, temsilcinin iyimserlik veya kötümserliğine göre sapmalar gösterebilir, deneyimsiz temsilciler için zorlayıcı olabilir.

Geçmiş Performansa Dayalı Tahmin (Historical Data Forecasting)

HubSpot, geçmiş satış verilerinizi raporlama araçları aracılığıyla analiz etmenize olanak tanır.

• Çalışma Prensibi: Önceki dönemlerdeki satış trendleri, ortalama anlaşma büyüklükleri, satış döngüsü uzunlukları gibi verilere bakılarak gelecekteki satışlar tahmin edilir.
• Avantajları: Objektiftir, uzun vadeli trendleri belirlemeye yardımcı olur.
• Dezavantajları: Geçmişteki anormallikler veya gelecekteki piyasa değişiklikleri gibi dış faktörleri göz ardı edebilir, dinamik piyasalar için tek başına yeterli olmayabilir.

Satış Tahminlerinin Doğruluğunu Artırmak İçin En İyi Uygulamalar

HubSpot'ı kullanarak satış tahminlerinizin doğruluğunu artırmak için bazı önemli ipuçları:

Veri Kalitesini Önceliklendirin

• Veri Hijyeni: CRM'deki anlaşma verilerinin her zaman güncel, eksiksiz ve doğru olduğundan emin olun. Eskimiş veya kapanmış anlaşmaları düzenli olarak arşivleyin. Yanlış veri, yanlış tahminlere yol açar.
• Standartlaştırılmış Veri Girişi: Satış ekibinizin anlaşma verilerini tutarlı bir şekilde girmesi için yönergeler oluşturun. Kısaltmalar, sayı formatları ve özel karakterler için standartlar belirleyin.

Süreçleri ve Tanımları Netleştirin

• Gerçekçi Kapanma Olasılıkları: Anlaşma aşamalarına atadığınız kapanma olasılıkları, geçmiş performansınıza dayanmalıdır. Bu yüzdeleri zamanla gözden geçirin ve gerektiğinde ayarlayın.
• Net Anlaşma Aşamaları: Her anlaşma aşamasının ne anlama geldiğini ve bir anlaşmanın bir aşamadan diğerine ne zaman geçmesi gerektiğini net bir şekilde tanımlayın.

Ekip İşbirliği ve Eğitim

• Satış Ekibini Eğitin: Satış ekibinizin HubSpot'ı doğru ve tutarlı bir şekilde kullanma konusunda eğitildiğinden emin olun. Anlaşma aşamalarının ne anlama geldiğini ve ne zaman güncellenmesi gerektiğini netleştirin.
• Düzenli Gözden Geçirmeler: Satış yöneticileri ve temsilcileri, tahminlerini düzenli olarak (haftalık veya aylık) gözden geçirmelidir. Piyasa koşulları, rakip faaliyetleri veya müşteri davranışlarındaki değişiklikler tahminleri etkileyebilir.
• Pazarlama ve Satış Uyumu: Pazarlama ekibinin sağladığı lead'lerin kalitesi, satış tahminlerini doğrudan etkiler. Pazarlama ve satış ekipleri arasındaki koordinasyonu ve veri paylaşımını güçlendirin.

Sürekli Analiz ve Optimizasyon

• Geçmiş Verileri Analiz Edin: HubSpot'ın raporlama araçlarını kullanarak geçmiş tahminlerinizin doğruluğunu analiz edin. Hangi aşamalarda veya hangi temsilcilerde tahmin sapmaları yaşandığını belirleyin ve bu içgörülerle süreçlerinizi iyileştirin.
• Senaryo Planlaması: HubSpot doğrudan senaryo planlaması yapmasa da, farklı "best-case" (en iyi senaryo) ve "worst-case" (en kötü senaryo) senaryolarını manuel tahminler veya özel raporlarla analiz ederek olası dalgalanmalara hazırlıklı olun.
• Yapay Zeka Destekli Öngörüler: HubSpot'ın yapay zeka destekli özellikleri (Sales Hub Enterprise'da bulunabilir) sayesinde, geçmiş veriler ve gerçek zamanlı müşteri davranışları analiz edilerek daha doğru gelir tahminleri ve kapanış oranları elde edilebilir.

HubSpot ile Daha Akıllı Satış Tahminleri Edin

HubSpot'ın satış tahmin araçları, işletmelerin gelecekteki gelirlerini daha doğru bir şekilde öngörmelerine olanak tanıyan entegre ve veriye dayalı bir yaklaşım sunar.

Doğru CRM altyapısı, yapılandırılmış satış hunileri ve düzenli veri güncellemeleri sayesinde, manuel tahmin süreçlerinin karmaşıklığını geride bırakabilir, satış ekiplerinizin verimliliğini artırabilir ve tüm işletmeniz için daha bilinçli stratejik kararlar alabilirsiniz.

Unutmayın, satış tahmini sürekli bir iyileştirme sürecidir. HubSpot'ın size sunduğu araçları etkin bir şekilde kullanarak, geçmişten ders çıkarıp geleceğe yönelik daha sağlam planlar yapabilir, böylece satış hedeflerinize ulaşma yolunda önemli bir avantaj elde edersiniz.

Omtera olarak, HubSpot Sales Hub'da sertifikalı uzmanlığımız ve farklı sektörlerdeki satış tahmin modelleri konusundaki derin bilgimizle yanınızdayız. İşletmenizin benzersiz ihtiyaçlarına uygun çözümlerle, satış stratejinizi güçlendirelim ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olalım.

👉 Omtera ile iletişime geçin ve satış tahminlerinizi bir sonraki seviyeye taşıyın!

‍