HubSpot Workflow (İş Akışı) Otomasyonları: Süreçlerinizi Akıllıca Yönetin

Günümüz rekabetçi iş dünyasında, süreçleri hızlandırmak ve verimliliği artırmak, sürdürülebilir büyümenin anahtarıdır. Manuel olarak yapılan ve zaman alan tekrarlayan görevler, hem insan hatasına açıktır hem de ekiplerinizin daha stratejik işlere odaklanmasını engeller. İşte bu noktada otomasyon, bir işletmenin dijital dönüşümünde devrim yaratan bir güç haline gelir.

HubSpot Workflow (İş Akışı) özelliği, pazarlama, satış ve müşteri hizmetleri süreçlerinizi otomatikleştirmenizi sağlayan merkezi bir otomasyon aracıdır. Doğru tetikleyicilerle akıllıca tasarlanmış iş akışları, müşteri yolculuğunun her aşamasında kişiselleştirilmiş ve zamanında etkileşimler kurmanızı, operasyonel yükü azaltmanızı ve ekiplerinizin gerçek potansiyelini ortaya çıkarmanızı sağlar.

Bu yazıda, HubSpot Workflows'un nasıl çalıştığını, farklı departmanlar için pratik örnek senaryoları ve başarılı otomasyonlar tasarlamanız için kritik ipuçlarını detaylıca keşfedeceğiz.

HubSpot Workflow Nedir ve Nasıl Çalışır?

HubSpot Workflow, belirli bir tetikleyici olaya yanıt olarak otomatik olarak bir dizi eylemi gerçekleştiren bir otomasyon aracıdır. Genellikle "eğer X olursa, o zaman Y yap" mantığıyla çalışır. Bu iş akışları, pazarlama otomasyonundan satış süreçlerinin yönetimine, müşteri hizmetleri taleplerinin yönlendirilmesinden iç operasyonel görevlere kadar geniş bir yelpazede kullanılabilir.

İş Akışının Temel Bileşenleri

Bir HubSpot iş akışı üç ana bileşenden oluşur:

• Tetikleyici (Enrollment Trigger): İş akışını başlatan olaydır. Bu bir form doldurma, bir web sayfası ziyareti, belirli bir e-postayı açma, bir CRM özelliğinin değişmesi (örneğin, "Lead Durumu"nun değişmesi) veya bir anlaşmanın belirli bir aşamaya gelmesi olabilir.
• Eylemler (Actions): Tetikleyici olay gerçekleştiğinde otomatik olarak gerçekleştirilecek görevlerdir. Eylemler arasında e-posta gönderme, görev atama, özellik değerini değiştirme, SMS gönderme (entegrasyonla), listeye ekleme/çıkarma, web kancası (webhook) gönderme ve daha fazlası bulunabilir.
• Koşullar ve Dallanmalar (Branches): İş akışını daha akıllı hale getiren "eğer/o zaman" (if/then) mantığıdır. Bu sayede, belirli bir koşul karşılandığında (örneğin, "e-posta açıldıysa" veya "şirket büyüklüğü X'ten büyükse"), farklı eylem yolları izlenebilir.

İş Akışı Türleri

HubSpot'ta genellikle farklı türde iş akışları oluşturulabilir:

• Kişi Bazlı İş Akışları (Contact-based Workflows): Belirli bir kişi üzerindeki değişiklikler veya etkileşimlerle tetiklenir (örneğin, bir kişinin form doldurması).
• Şirket Bazlı İş Akışları (Company-based Workflows): Bir şirket kaydındaki değişikliklerle tetiklenir (örneğin, bir şirketin cirosunun güncellenmesi).
• Anlaşma Bazlı İş Akışları (Deal-based Workflows): Bir satış anlaşması üzerindeki değişikliklerle tetiklenir (örneğin, anlaşma aşamasının değişmesi).
• Ticket Bazlı İş Akışları (Ticket-based Workflows): Müşteri hizmetleri biletlerindeki değişikliklerle tetiklenir (örneğin, bir biletin durumunun değişmesi).
• Teklif Bazlı İş Akışları (Quote-based Workflows): Satış tekliflerindeki değişikliklerle tetiklenir.

Departmanlara Göre HubSpot Workflow Örnek Senaryoları

HubSpot Workflows, işletmenizin farklı departmanlarında verimliliği artırmak ve süreçleri otomatikleştirmek için geniş bir kullanım alanına sahiptir.

Pazarlama Otomasyonu İçin İş Akışı Senaryoları

Pazarlama ekipleri, lead nurturing ve segmentasyon için Workflows'u yoğun olarak kullanır.

• Senaryo 1: Lead Nurturing Serisi (E-kitap İndirenler İçin)
  • Tetikleyici: Bir kişi belirli bir e-kitap indirme formunu doldurduğunda.
  • Eylemler:
    1. Anında: E-kitabın indirme bağlantısını içeren otomatik bir "Teşekkür" e-postası gönder.
    2. 1 Gün Sonra: İlgili blog yazısını veya vaka çalışmasını tanıtan ikinci bir e-posta gönder.
    3. 3 Gün Sonra: Ürününüzün veya hizmetinizin e-kitap konusuyla nasıl ilişkilendiğini anlatan üçüncü bir e-posta gönder.
    4. 5 Gün Sonra: İlgili bir demo veya danışmanlık randevusu için çağrı-aksiyon içeren bir e-posta gönder.
    5. Otomatik Niteliklendirme: Kişiye "Pazarlama Nitelikli Lead (MQL)" özelliği ata.
    6. Satış Ekibine Bildirim: Lead puanı belirli bir seviyeye ulaştığında ilgili satış temsilcisine bildirim gönder.
• Senaryo 2: Sepet Terk Etme Hatırlatıcısı (E-ticaret İçin)
  • Tetikleyici: Bir kişi web sitesinde sepetine ürün eklediğinde ancak 24 saat içinde satın alma işlemini tamamlamadığında (e-ticaret entegrasyonu ile).
  • Eylemler:
    1. Anında (2 Saat Sonra): Sepetindeki ürünleri hatırlatan, aciliyet hissi uyandıran bir e-posta gönder.
    2. 24 Saat Sonra: Küçük bir indirim veya ücretsiz kargo teklifi içeren ikinci bir e-posta gönder.
    3. 48 Saat Sonra: Bu ürünlerle ilgili müşteri yorumlarını veya alternatif ürünleri içeren üçüncü bir e-posta gönder.

Satış Süreçlerini Otomatikleştirme İçin İş Akışı Senaryoları

Satış ekipleri, tekrar eden görevleri azaltmak ve lead takibini iyileştirmek için Workflows'u kullanır.

• Senaryo 3: Yeni Lead Atama ve İlk Temas Görevi
  • Tetikleyici: Yeni bir potansiyel müşteri CRM'e eklendiğinde ve "Lead Durumu" "Yeni" olarak belirlendiğinde.
  • Eylemler:
    1. Otomatik Atama: Lead'i round-robin (sırayla) yöntemiyle veya belirli kriterlere göre (bölge, sektör) uygun satış temsilcisine otomatik olarak ata.
    2. Görev Oluştur: Atanan satış temsilcisine "Yeni Lead ile İlk Temas Kur" görevini otomatik olarak oluştur ve son tarihi belirle.
    3. İç Bildirim: Satış yöneticisine yeni lead atandığına dair bir bildirim gönder.
• Senaryo 4: Teklif Takip Otomasyonu
  • Tetikleyici: Bir anlaşmanın aşaması "Teklif Gönderildi" olarak değiştiğinde.
  • Eylemler:
    1. 3 Gün Sonra: Eğer anlaşma aşaması hala "Teklif Gönderildi" ise, ilgili kişiye "Teklifinizle ilgili bir sorunuz var mı?" konulu otomatik bir takip e-postası gönder.
    2. 7 Gün Sonra: Hala yanıt yoksa, satış temsilcisine "Teklif Takibi Yap" görevini oluştur.
    3. 10 Gün Sonra: Eğer anlaşma hala kapanmadıysa, satış yöneticisine bu anlaşma hakkında bildirim gönder.

Müşteri Hizmetleri ve Destek İçin İş Akışı Senaryoları

Müşteri memnuniyetini artırmak ve destek ekibinin yükünü azaltmak için Workflows etkili bir araçtır.

• Senaryo 5: Destek Talebi Onayı ve Yönlendirme
  • Tetikleyici: Yeni bir destek bileti (ticket) oluşturulduğunda.
  • Eylemler:
    1. Anında: Müşteriye "Talebiniz alınmıştır. Bilet numaranız: [Ticket ID]" şeklinde otomatik bir onay e-postası veya SMS gönder (entegrasyonla).
    2. Ticket Atama: Biletin konusuna veya önceliğine göre otomatik olarak ilgili destek temsilcisine veya departmana ata.
    3. İç Bildirim: Atanan temsilciye yeni bir bilet geldiğine dair bildirim gönder.
• Senaryo 6: Müşteri Onboarding (Yeni Müşteri Oryantasyonu)
  • Tetikleyici: Bir anlaşma "Kapandı/Kazandı" olarak işaretlendiğinde.
  • Eylemler:
    1. Anında: Müşteriye "Hoş Geldiniz" e-postası ve onboarding kaynaklarına (rehberler, videolar) bağlantılar gönder.
    2. 3 Gün Sonra: Müşteriye ürünün temel özelliklerini tanıtan bir e-posta serisi başlat.
    3. 7 Gün Sonra: Müşteri başarı yöneticisine (Customer Success Manager) "Müşteriyle İlk Temas Kur" görevini ata.
    4. 15 Gün Sonra: Müşteriye ürün kullanımını değerlendiren kısa bir anket gönder (NPS veya CSAT).

Başarılı HubSpot İş Akışı Otomasyonları İçin İpuçları

Etkili Workflows tasarlamak ve işletmenize maksimum fayda sağlamak için bu ipuçlarını göz önünde bulundurun:

• Net Hedefler Belirleyin: Her iş akışının belirli bir amacı olmalıdır (örneğin, lead dönüşümünü artırmak, müşteri hizmetleri yanıt süresini kısaltmak). Hedefsiz otomasyonlar faydasızdır.
• Müşteri Yolculuğunu Haritalayın: Otomatize etmek istediğiniz süreci adım adım çizin. Müşterinin bu yolculukta neler yaşadığını, hangi noktalarda sıkıntı çekebileceğini veya bilgiye ihtiyaç duyabileceğini belirleyin.
• Segmentasyonu Kullanın: İş akışlarına dahil edilecek kişileri çok iyi segmentlere ayırın. Herkes için aynı mesaj her zaman işe yaramaz. Farklı ihtiyaçları olan farklı gruplara özel akışlar oluşturun.
• Kişiselleştirmeyi Maksimuma Çıkarın: E-postalarda ve mesajlarda CRM'deki kişiselleştirme token'larını (ad, şirket adı, ilgi alanı vb.) kullanarak her etkileşimi daha alakalı hale getirin.
• Test Edin, Test Edin, Test Edin: İş akışınızı canlıya almadan önce farklı senaryolarla kapsamlı bir şekilde test edin. Mesajların doğru sıralamada ve doğru zamanda gönderildiğinden, koşulların doğru çalıştığından emin olun.
• Dallanmaları Akıllıca Kullanın: "Eğer/o zaman" koşullarıyla iş akışınızı daha dinamik hale getirin. Örneğin, "eğer e-postayı açtıysa devam et, açmadıysa farklı bir hatırlatma gönder" gibi.
• Dahili Bildirimleri Entegre Edin: Satış veya destek ekibinizin manuel müdahalesinin gerektiği noktalarda otomatik görevler veya iç bildirimler oluşturun.
• Sürekli İzleyin ve Optimize Edin: İş akışlarınızın performansını düzenli olarak izleyin (açılma oranları, tıklama oranları, dönüşüm oranları). İyileştirme alanlarını belirlemek için A/B testleri yapın ve akışlarınızı güncelleyin.
• Çıkış Kriterleri Belirleyin: Kişilerin bir iş akışından ne zaman çıkarılacağını belirleyin (örneğin, bir satın alma yaptığında, bir yanıt verdiğinde, bir anlaşma kapandığında). Bu, alakasız mesajların gönderilmesini engeller.
• Yasal Uyum (KVKK/GDPR): Tüm otomasyonlarınızın KVKK veya GDPR gibi veri koruma yasalarına uygun olduğundan emin olun. İzinli pazarlama ve abonelikten çıkış seçeneklerini her zaman sunun.

HubSpot Workflows ile İşletmenizi Büyütün

HubSpot Workflow otomasyonları, işletmenizin operasyonel verimliliğini artırmanın, müşteri deneyimini kişiselleştirmenin ve gelirleri artırmanın anahtarıdır. Pazarlama, satış ve müşteri hizmetleri süreçlerinizi otomatikleştirerek, ekibinizin daha stratejik, değer yaratan işlere odaklanmasını sağlayabilirsiniz.

Doğru planlama, yaratıcı senaryolar ve sürekli optimizasyon ile HubSpot Workflows, rekabetçi pazarda size önemli bir avantaj sağlayacaktır. Manuel süreçlerin getirdiği yükü hafifletin ve HubSpot'ın akıllı otomasyon yetenekleriyle işletmenizin potansiyelini tam olarak ortaya çıkarın.

👉 Omtera ile iletişime geçin ve iş süreçlerinizi akıllıca yönetmeye başlayın!