التخلّص من المهام المتكررة عبر قواعد Asana Automation

في عالم الأعمال سريع التغيّر، تحتاج الشركات إلى التخلّص من المهام المتكررة وتوجيه الوقت والموارد البشرية نحو مجالات أكثر استراتيجية. هنا يأتي دور قواعد Asana Automation.

في هذا المقال، سنستعرض بعمق ميزات الأتمتة التي تقدمها Asana، ونوضح الفوائد التي توفرها لمديري المشاريع، والمتخصصين في التسويق، والمديرين التنفيذيين، وفرق تكنولوجيا المعلومات. كما سنوضح كيف تساعد Omtera، بصفتها شريك Asana Platinum Solutions، في تسهيل هذه العملية وإضافة قيمة للشركات.

لماذا تحتاج إلى الأتمتة؟

• إضاعة الوقت: المهام المتكررة (مثل الموافقات، تحديثات الحالة، رسائل البريد الإلكتروني) تشتت الموظفين عن التركيز.
• مخاطر الأخطاء: العمليات اليدوية غالبًا ما تؤدي إلى نسيان، أو إشعارات خاطئة، أو تأخير.
• ضعف الكفاءة: يُهدر جزء كبير من طاقة الفرق على مهام منخفضة القيمة.

قواعد Asana Automation تعالج هذه المشكلات الثلاث الأساسية وتساعد الشركات على تحقيق التميز التشغيلي.

ما هي Asana Automation؟

Asana Automation هي ميزة قوية صُممت للقضاء على التكرارات اليدوية داخل سير العمل. ببساطة، تسمح بـ تنفيذ إجراءات محددة مسبقًا بشكل تلقائي عند تحقق شروط معينة. بفضل هذه القواعد، يصبح سير العمل ذاتي التشغيل دون الحاجة لمتابعة مستمرة من الموظفين.

أمثلة:

• إكمال مهمة: عندما ينهي عضو الفريق مهمة، يقوم النظام تلقائيًا بإسناد مهمة جديدة إلى شخص آخر لتجنب التأخير.
• انتقال المشاريع: عند وصول مهمة إلى مرحلة محددة، يمكن نقلها تلقائيًا إلى مشروع آخر أو عمود مختلف.
• الوسوم (Tags): عند إضافة وسم محدد إلى مهمة، يتم توجيهها تلقائيًا إلى سير العمل المناسب. مثلًا: مهمة بوسم "عاجل" تُنقل فورًا إلى قائمة الأولويات.
• الإشعارات: عند اقتراب موعد مهم، يتلقى الأعضاء المعنيون تذكيرًا تلقائيًا.

هذا النهج لا يقلل فقط من عبء العمل، بل يساهم أيضًا في توحيد سير العمليات، وتحسين التواصل بين الفرق، وتقليل الأخطاء.

باختصار، مع Asana Automation، تقضي الفرق وقتًا أقل في الإجراءات اليدوية ووقتًا أكبر في المبادرات الاستراتيجية.

حالات استخدام Asana Automation

توفر قواعد الأتمتة مجموعة واسعة من حالات الاستخدام في قطاعات وأقسام مختلفة. فيما يلي أكثر الأمثلة شيوعًا:

1. إدارة المهام

المهام المتكررة مثل إعداد التقارير الأسبوعية، تحديث قوائم التحقق الخاصة بالعملاء، أو مشاركة ملاحظات الاجتماعات يمكن إنشاؤها تلقائيًا. يتم تعيين المهام، وتحديد المواعيد النهائية، وتفعيل التذكيرات.

2. سير عمل الموافقات

عند تحميل فريق التسويق لتصميم حملة جديدة، يمكن للنظام تشغيل طلب موافقة تلقائي للمدير. إذا تمت الموافقة، تنتقل المهمة إلى المرحلة التالية؛ وإذا رُفضت، يتم تعيين مهام مراجعة للفريق.

3. الإشعارات والتذكيرات

عند اقتراب موعد تسليم مشروع أو تأخر مهمة، يتم إرسال إشعارات تلقائية عبر البريد الإلكتروني أو داخل التطبيق للأعضاء. مثال: "تبقى يومان لتسليم العرض التقديمي".

4. انتقالات المشاريع

عند انتقال مهمة من "قيد التنفيذ" إلى "مكتملة"، يقوم النظام بنقلها تلقائيًا إلى عمود “المهام المكتملة”. مما يحافظ على لوحات المشاريع محدثة ومرتبة دائمًا.

5. التعاون بين الأقسام

تُسهل القواعد تبادل المعلومات بين الفرق. مثلًا: عندما يحل فريق الـ IT مشكلة تقنية، يتم إرسال إشعار تلقائي إلى فريق الدعم لإبلاغ العملاء.

6. المبيعات وتكامل CRM

عند دمج Asana مع أنظمة CRM، يمكن إنشاء مهام تلقائية عند إضافة عميل جديد. مثال: "جدولة اجتماع عرض توضيحي مع العميل الجديد".

7. عمليات الموارد البشرية

بالنسبة للموظف الجديد، يمكن إنشاء مهام تأهيل تلقائية مثل: إعداد الكمبيوتر، فتح الحسابات، التدريب التوجيهي. هذا يضمن عمليات موارد بشرية متناسقة وكاملة.

فوائد الأتمتة للشركات

• توفير ما يصل إلى 30% من الوقت: بفضل إزالة المهام المتكررة.
• زيادة الشفافية: الجميع يمكنه رؤية حالة المهام.
• تقليل الأخطاء: تقليل التدخل البشري يجعل العمليات أكثر موثوقية.
• رضا الموظفين: يركّز الفريق على المهام الإبداعية والاستراتيجية.

مساهمة Omtera: أكثر من مجرد أتمتة

بصفتها شريك Asana Platinum Solutions، لا تكتفي Omtera بتنفيذ Asana فقط، بل تُحوّل أيضًا ثقافة العمل داخل مؤسستك.

خدمات Omtera:

• الاستشارات: تصميم سيناريوهات أتمتة مخصصة لشركتك.
• التنفيذ: الإعداد الصحيح لـ Asana ودمجه مع الأنظمة القائمة.
• التدريب: تدريب الفرق على الاستخدام الفعّال لقواعد Automation.
• الدعم المستمر: تحسين وتوسيع العمليات مع نمو عملك.

مع Omtera، يصبح Asana ليس مجرد أداة، بل جزءًا أساسيًا من ثقافة منظمتك.

قوة الأتمتة بالأرقام

• وفقًا لـ Gartner، بحلول عام 2025، سيتم إدارة 70% من مهام المؤسسات عبر الأتمتة.
• تشير بيانات McKinsey إلى أن أتمتة المهام المتكررة تزيد الإنتاجية السنوية بنسبة 20–30%.

Asana هو أحد أقوى الأدوات التي تسهّل هذا التحوّل.

إعداد قواعد الأتمتة (خطوة بخطوة)

1. افتح مشروعك: ادخل إلى المشروع المطلوب في Asana.
2. انقر على تخصيص (Customize): من اللوحة الجانبية، اختر قسم "القواعد" (Rules).
3. حدد المشغّل (Trigger): مثلًا "عند اكتمال المهمة".
4. اختر الإجراء (Action): مثل "نقل المهمة إلى مشروع آخر" أو "إرسال إشعار بالبريد".
5. احفظ واختبر: يتم تفعيل القواعد مباشرة ويبدأ سير العمل بالعمل تلقائيًا.

مع توجيه Omtera، يمكن تصميم هذه الخطوات بطريقة أكثر استراتيجية.

ودّع العمل اليدوي

مع قواعد Asana Automation، يمكنك التخلص من المهام المتكررة و تخصيص وقتك لتحقيق الأهداف الاستراتيجية. بفضل خبرة Omtera، تصبح هذه العملية أكثر فعالية واستدامة.

هل أنت مستعد للتخلص من المهام المتكررة؟ تواصل مع Omtera اليوم واستفد من قوة Asana بأفضل طريقة لشركتك!

الأسئلة الشائعة (FAQ)

هل Asana Automation مدفوعة؟
نعم، بعض ميزات الأتمتة المتقدمة متاحة ضمن خطط Asana Premium وBusiness.

هل القواعد غير محدودة؟
لا، الحدود تختلف حسب الخطة. تساعدك Omtera في اختيار الخطة الأنسب لاحتياجات شركتك.

هل أحتاج إلى مهارات تقنية لإنشاء القواعد؟
لا، واجهة Asana السهلة بنظام السحب والإفلات تمكّن أي شخص من إنشاء القواعد بسهولة.