مركزية تتبع العمل مع Asana: مكاسب استراتيجية للشركات

في عالم الأعمال السريع اليوم، تواجه الفرق تحدياً كبيراً يتمثل في تتبع العمل المتشتت. استخدام أقسام مختلفة لأدواتها الخاصة، ضياع رسائل البريد الإلكتروني، غياب الأولويات الواضحة، وضعف التقارير كلها عوامل تُبطئ نمو الشركات. هنا يأتي دور Asana ليُوفر تتبعاً مركزياً للعمل يمنح مكاسب تشغيلية واستراتيجية في آن واحد.

Omtera، كشريك Asana Platinum Solutions في تركيا، لا يقتصر دوره على تنفيذ Asana للشركات، بل يعمل أيضاً على مواءمة هذا الأداة القوية مع أهدافكم الاستراتيجية.

التحديات الرئيسية في تتبع العمل

1. تواصل متشتت وفقدان المعلومات

لا تزال العديد من الشركات تُدير العمل عبر سلاسل بريد إلكتروني أو جداول Excel. هذا يُقلل من الشفافية ويؤدي إلى ضياع المعلومات بين الفرق.

2. غياب وضوح الأولويات

عندما لا يكون واضحاً ما هي المهام الأكثر أولوية، تضيع الفرق وقتها في أنشطة غير مناسبة.

3. نقص القياس والتقارير

غياب البيانات يمثل مشكلة كبيرة، خصوصاً بالنسبة إلى الإدارة العليا (C-level). لاتخاذ قرارات استراتيجية دقيقة، يجب توفر تقارير واضحة حول أداء المهام والمشاريع.

المكاسب الاستراتيجية التي يقدمها Asana

1. تتبع عمل مركزي

يجمع Asana جميع المهام والمشاريع والتواصل في منصة واحدة. وبهذا، لا تضيع الفرق بين تطبيقات مختلفة أو رسائل بريد إلكتروني متفرقة.

• مثال: عمل فرق التسويق وIT والمبيعات على مشروع واحد في Asana بدلاً من ملفات Excel منفصلة يمنع فقدان المعلومات ويُسهل التتبع.
• إضافة مهمة: على مستوى الإدارة، يمكن رؤية جميع مشاريع الشركة في لمحة واحدة، مما يُعزز تخطيط الموارد وإدارة الميزانية.

2. الشفافية والمساءلة

كل مهمة في Asana لها مسؤول محدد وتاريخ تسليم. لا حاجة لطرح سؤال: "من المسؤول عن هذه المهمة؟"

• مثال على الشفافية: لأن جميع المهام ظاهرة على لوحة المشروع، يمكن لأعضاء الفريق رؤية مسؤولياتهم وكذلك تقدم الفرق الأخرى.
• الفائدة: يعزز الثقة بين الفرق، يقلل الاجتماعات غير الضرورية، ويُرسخ المساءلة في ثقافة الشركة.

3. بيانات لاتخاذ قرارات استراتيجية

بفضل لوحات المعلومات والتقارير في Asana، يمكن للمديرين متابعة تقدم المشاريع في الوقت الحقيقي.

• مثال: يستطيع مدير تنفيذي رؤية نسبة التقدم في 5 مشاريع من أقسام مختلفة على شاشة واحدة واكتشاف مخاطر التأخير مسبقاً.
• الأثر الاستراتيجي: هذه الرؤية المعتمدة على البيانات تساعد الشركات على إدارة مؤشرات الأداء KPI بدقة أكبر.

4. توفير الوقت من خلال الأتمتة

يمكن أتمتة المهام المتكررة واليدوية عبر قواعد Asana، مما يسمح للفرق بالتركيز على أعمال ذات قيمة أعلى.

• مثال: عند وصول فرصة مبيعات جديدة من CRM، يتم إنشاء مهمة تلقائياً في Asana وتعيينها للمسؤول المناسب.
• الفائدة: تقليل عبء العمل، تقليل الأخطاء البشرية، وتسريع العمليات بنسبة تصل إلى 20٪.

إطلاق العنان لإمكانات Asana الكاملة مع Omtera

بصفتها شريك Asana Platinum Solutions، تقدم Omtera أكثر من مجرد تنفيذ تقني، بل تقدم تحولاً استراتيجياً متكاملاً. مع Omtera، يتحول Asana من أداة لإدارة المشاريع إلى منصة تُسرع العمليات، تجعل الأداء قابلاً للقياس، وتُحسن ثقافة الفريق.

الخدمات التي تقدمها Omtera

تحليل الاحتياجات وخارطة الطريق

• تحليل معمق لسير العمل الحالي.
• تحديد الأقسام والمشاريع التي يمكن أن تستفيد أكثر من Asana.
• الناتج: خارطة طريق خاصة بـ Asana لشركتكم.

مثال: إدارة الحملات التسويقية، تتبع طلبات الدعم IT، وعمليات التوظيف HR تُدرس بشكل منفصل، ويتم إنشاء قوالب Asana لكل منها.

الإعداد والتخصيص

• يتم تصميم لوحات ومشاريع وأتمتة Asana لتناسب شركتكم.
• ضبط الصلاحيات والأدوار والإشعارات بما يتماشى مع هيكل المؤسسة.
• الناتج: بيئة Asana جاهزة للاستخدام ومتكاملة مع ثقافة الشركة.

مثال: لشركة صناعية، يمكن تهيئة Asana لمتابعة خطوات تطوير المنتج مرحلةً بمرحلة.

التدريب والاستشارات

• تدريبات مخصصة للأدوار: التخطيط لمديري المشاريع، إعداد التقارير للإدارة العليا، وإدارة المهام لأعضاء الفريق.
• ورش عمل وتطبيقات عملية لدعم التعلم.
• الناتج: Asana لا يتم تثبيته فقط بل يُعتمد بشكل نشط من قبل الفرق.

مثال: تدريب مخصص للرئيس التنفيذي على لوحات المعلومات يُمكنه من رؤية تقدم جميع الأقسام في لمحة.

الدعم والتحسين المستمر

• متابعة استخدام Asana بشكل دوري.
• تطبيق الميزات الجديدة (مثل التخطيط المدعوم بالذكاء الاصطناعي).
• الناتج: يبقى Asana ديناميكياً ومواكباً للتطور، ويواصل إضافة قيمة.

مثال: تتلقى Omtera طلباً من فريقكم لتسريع عمليات الموافقة، فتقوم بإعداد قاعدة أتمتة مخصصة داخل Asana.

أمثلة ملموسة على المكاسب الاستراتيجية

فريق التسويق:

• قبل: كانت الحملات تضيع في رسائل البريد، وتوزيع المهام غير واضح.
• بعد Asana: أصبحت المهام واضحة، الأولويات محددة، وزادت نسبة تسليم الحملات بنسبة 30٪.

فريق IT:

• قبل: كانت طلبات الدعم تضيع في البريد الإلكتروني.
• بعد Asana وقوالب “ticketing”: أصبح المسار شفافاً، وانخفضت أوقات الحل بنسبة 25٪.

مفتاح النجاح مع Asana: التحول الثقافي

Asana ليس مجرد أداة، بل هو أسلوب جديد للعمل. هنا يكمن الدور الحاسم لـ Omtera:

• دعم إدارة التغيير.
• تسهيل تبني الفرق لطرق العمل الجديدة.
• ضمان أن يتم دمج Asana في ثقافة الشركة، وليس فقط تثبيته.

خلق ميزة تنافسية

بفضل تتبع العمل المركزي باستخدام Asana، تستطيع الشركات:

• اتخاذ قرارات أسرع.
• تقليل الأخطاء.
• رفع رضا الموظفين.

كل ذلك يُترجم مباشرةً إلى ميزة تنافسية.

هل أنتم مستعدون لمركزة تتبع عملكم؟

هل شركتكم مستعدة لمركزة تتبع العمل؟ تواصلوا مع Omtera اليوم واجلبوا قوة Asana إلى عملكم.

الأسئلة الشائعة (FAQ)

هل Asana مناسب للشركات الصغيرة أيضاً؟
نعم، مرونة Asana تجعله مناسباً لكل من الشركات الصغيرة والكبيرة.

كيف تعمل أتمتة المهام في Asana؟
القواعد المُعرّفة مسبقاً تقوم بأتمتة تعيين المهام، المواعيد النهائية، والإشعارات.

لماذا من المهم الحصول على دعم من Omtera؟
لأن Omtera لا يقتصر على التنفيذ التقني، بل يضمن استخدام Asana بشكل استراتيجي، مما يزيد من العائد على الاستثمار (ROI).