إدارة مشاريعك على مستوى الشركة مع Asana Portfolios

أحد أكبر التحديات في عالم الأعمال هو متابعة المشاريع المنفذة عبر الأقسام المختلفة ضمن إطار استراتيجي موحد. على وجه الخصوص، يرغب المديرون التنفيذيون (C-level)، وقادة المشاريع، ومديرو الفرق في معرفة حالة كل مشروع، ومدى قربه من تحقيق الأهداف، وما هي المخاطر التي بدأت في الظهور. هنا يأتي دور Asana Portfolios.

من خلال خدمات الاستشارة والتنفيذ التي تقدمها Omtera بصفتها Asana Platinum Solutions Partner، يمكنك تحويل Portfolios من أداة لمتابعة المشاريع فقط إلى منصة لإدارة استراتيجية على مستوى الشركة.

ما هو Asana Portfolios؟

Asana Portfolios هي ميزة قوية تتيح لك عرض عدة مشاريع في شاشة واحدة. من خلال Portfolios يمكنك:

• متابعة جميع مشاريع الشركة من مكان واحد.
• رؤية حالة المشاريع باستخدام رموز الألوان (أخضر، أصفر، أحمر).
• مراقبة التقدم نحو الأهداف بشكل فوري.
• إدارة توزيع الموارد، والجدولة، وتحديد الأولويات بسهولة.

يوفر ذلك رؤية حاسمة ليس فقط لمديري المشاريع، ولكن أيضًا لـ المديرين التنفيذيين، ورؤساء الأقسام، ومديري تقنية المعلومات.

التحديات التي تواجهها الشركات

إدارة المشاريع بشكل منفصل غالبًا ما يؤدي إلى:

• غياب الشفافية: من غير الواضح من يعمل على ماذا.
• إضاعة الوقت: التنقل بين أدوات التقارير المختلفة.
• عدم التوافق الاستراتيجي: قد تتقدم المشاريع بمعزل عن أهداف الشركة.
• تشتت الموارد: يصبح من الصعب إعطاء الأولوية للأشخاص والفرق المناسبين.

يقدم Asana Portfolios حلولًا لكل من هذه التحديات. بينما تسرّع Omtera عملية التنفيذ وتخصصها بما يتناسب مع احتياجاتك.

المزايا الرئيسية لـ Asana Portfolios

1. التحديثات الفورية لحالة المشاريع

إحدى أكبر مزايا Asana Portfolios هي الرؤية في الوقت الحقيقي. يمكن لمديري المشاريع تحديث حالة المشروع الحالية (أخضر = على المسار الصحيح، أصفر = يحتاج متابعة، أحمر = في خطر) ببضع نقرات فقط. هذا يتيح:

• حصول الإدارة العليا على معلومات فورية.
• تقليل الوقت المستغرق في إعداد التقارير الأسبوعية أو الشهرية.
• التدخل السريع أثناء لحظات الأزمات.

2. تتبع التقدم وإعداد التقارير

يعرض Portfolios تقدم المشاريع على شكل نسب مئوية. وبالتالي يمكنك بوضوح معرفة:

• المهام التي اكتملت في الوقت المحدد،
• المهام المتأخرة،
• والوقت المتبقي حتى الانتهاء.

كما يدعم Portfolios هذه البيانات من خلال مخططات ورسوم بيانية وتقارير مخصصة. يمكن استخدام هذه التقارير مباشرة في الاجتماعات، مما يلغي عبء إعداد التقارير اليدوية.

3. إدارة الموارد

أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشاريع هو سوء تخطيط الموارد. مع إدارة الموارد، يوازن Asana Portfolios عبء العمل بين الفرق:

• معرفة أي موظف أو فريق مثقل بالمهام.
• إعادة توزيع الأعضاء المتاحين على مشاريع أخرى.
• ضمان تخصيص الموارد بشكل صحيح للمهام ذات الأولوية.

على سبيل المثال، إذا كان فريق التسويق لديك مثقلًا بحملة بينما فريق تقنية المعلومات لديه وقت فراغ، فسيظهر هذا الخلل على الفور.

4. التوافق مع الأهداف الاستراتيجية

لا يقتصر Asana Portfolios على متابعة المشاريع فقط، بل يضمن أيضًا التوافق الاستراتيجي. يمكنك ربط المشاريع مع الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) لشركتك.

وبالتالي:

• لا تُقيَّم المشاريع فقط كـ “مهام مكتملة”، بل من حيث مساهمتها في الأهداف الاستراتيجية.
• يمكن للإدارة أن ترى بوضوح أي مشروع يخدم أي هدف.
• يتم تحديد الأولويات ليس فقط وفقًا للجداول الزمنية، ولكن أيضًا بناءً على القيمة الاستراتيجية.

لماذا Omtera مع Asana Portfolios؟

لكل شركة احتياجات مختلفة. وهنا تبرز خبرة Omtera:

الاستشارة: البداية بالتكوين الصحيح

لكي تستخدم الشركة Asana بفعالية، فإن التكوين الصحيح أمر ضروري. على سبيل المثال:

• في شركة تجزئة، قد تعمل فرق المبيعات والتسويق واللوجستيات على مشاريع مختلفة. تقوم Omtera بتحليل هذه التدفقات وتصميم هيكل Portfolios المناسب.
• النتيجة: يمكن للإدارة رؤية حالة الحملات التسويقية وأداء عمليات التسليم اللوجستية في شاشة واحدة.

التنفيذ: إعداد سريع ومتكامل

تنفيذ Asana Portfolios لا يقتصر على إضافة المشاريع فقط. بل إن عمليات التكامل الصحيحة تعزز النظام.

• تخيل شركة تكنولوجيا تدير المشاريع عبر Asana، لكن التواصل يتم عبر Slack، والجدولة عبر Google Calendar.
• تقوم Omtera بدمج Asana Portfolios مع هذه الأدوات. وبهذا تصبح الاجتماعات والمواعيد النهائية وإشعارات المهام متزامنة من مركز واحد.

التدريب: تمكين الفرق

الأداة الصحيحة لا تخلق قيمة إلا مع التدريب المناسب. تقدم Omtera تدريبات مخصصة للفرق:

• لـ فريق التسويق: حول متابعة الحملات،
• لـ فريق تقنية المعلومات: حول تخطيط السبرنت،
• لـ الإدارة: حول متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) عبر Portfolios.

النتيجة: الفرق لا تتعلم فقط «كيفية الاستخدام»، بل أيضًا «كيفية الاستخدام بكفاءة أكبر».

الدعم المستمر: قابلية التوسع

مع نمو شركتك، يزداد عبء العمل، وعدد الفرق، والمشاريع. ترافقك Omtera في هذه الرحلة:

• على سبيل المثال، قد يبدأ مسارك مع Asana من شركة ناشئة تضم 10 أشخاص، ثم يتحول بسرعة إلى شركة متوسطة تضم 100 شخص.
• تضمن Omtera الاستدامة من خلال تصميم قوالب جديدة لـ Portfolios، وتنسيقات تقارير، وأدوار مستخدمين تتماشى مع زيادة الحمل.

مع Omtera، لا تحصل فقط على برنامج — بل تقوم بتنفيذ نموذج عمل رقمي متوافق مع ثقافة شركتك.

المكاسب الرقمية مع Asana Portfolios

• حتى 30٪ إنجاز أسرع للمشاريع
• 25٪ تقليل في عبء إعداد التقارير
• 20٪ زيادة في كفاءة الفرق
• 15٪ تقليل في مخاطر المشاريع

تعتمد هذه النسب على تجارب فعلية لمستخدمي Asana.

حالات الاستخدام

أقسام التسويق

متابعة تقدم الحملات في شاشة واحدة وتبسيط متابعة العائد على الاستثمار (ROI).

تقنية المعلومات وإدارة المنتجات

مزامنة خطط الإصدارات لمشاريع تطوير البرمجيات.

الإدارة العليا (C-level)

متابعة مساهمة جميع المشاريع الاستراتيجية في الأهداف السنوية (OKRs).

نصائح عملية للتنفيذ

• توحيد رموز الألوان: أحمر = خطر، أصفر = يحتاج متابعة، أخضر = على المسار الصحيح.
• تقديم تحديثات أسبوعية للحالة.
• متابعة تقدم المشاريع باستخدام أشرطة النسب المئوية.
• إنشاء تقارير مخصصة متوافقة مع العمليات الداخلية بمساعدة استشارات Omtera.

لا يقتصر Asana Portfolios على مساعدتك في إدارة المشاريع؛ بل يعمل أيضًا على مواءمتها مع الأهداف الاستراتيجية العامة لشركتك. مع خبرة Omtera، يمكنك استخدام هذه الميزة بكفاءة ودفع عملك نحو المستقبل.

هل أنت مستعد لإدارة مشاريعك بوضوح وسرعة على مستوى الشركة؟ تواصل مع Omtera اليوم وابدأ في استخدام Asana بأقصى إمكاناته.

الأسئلة الشائعة (FAQ)

1. هل Asana Portfolios مناسب للشركات الصغيرة؟
نعم، يمكن للشركات الصغيرة أيضًا كسب الشفافية والسرعة مع Portfolios، خاصةً إذا كان هناك عدة فرق تعمل بالتوازي.

2. هل يعمل Portfolios مع Asana Goals؟
نعم، يتتبع Asana Portfolios مشاريعك، بينما يوضح Asana Goals الأهداف الاستراتيجية التي تخدمها هذه المشاريع.

3. هل من الضروري الحصول على دعم Omtera؟
ليس إلزاميًا؛ ومع ذلك، فإن العمل مع Omtera يسرّع عملية الإعداد، ويوفر تدريبًا مخصصًا، ويقلل الأخطاء إلى الحد الأدنى.