7 طرق لزيادة إنتاجية الفرق باستخدام Asana

إن زيادة إنتاجية الفرق لا تعتمد فقط على الأداء الفردي، بل أيضاً على استخدام الأدوات الصحيحة. يوفّر Asana الشفافية والوضوح والسرعة في إدارة المشاريع، مما يمنح الشركات ميزة تنافسية. ولكن لتحقيق كامل إمكاناته، يتطلب الأمر استراتيجية صحيحة ودعماً خبيراً — وهنا يأتي دور Omtera.

في هذا المقال، سنعرض 7 طرق لزيادة إنتاجية الفرق باستخدام Asana، ونوضح كيف تضيف حلول Omtera قيمة قصوى للشركات.

1. توضيح المهام والمسؤوليات

من أكبر معوقات الإنتاجية غياب الوضوح حول من يملك أي مهمة. هذا الغموض يؤدي إلى التأخير، تبادل المسؤوليات، وصراعات داخلية.

• في Asana، تُسند كل مهمة إلى شخص واحد فقط، مما يلغي الالتباس.
• يمكن استخدام الحقول المخصصة لمشاركة المهمة إذا لزم الأمر.
• الأوصاف، الملاحظات، والمهام الفرعية تنظّم سير العمل بالتفصيل.
• التواريخ والأولويات والوسوم تضيف مزيداً من السياق.

مساهمة Omtera:
تُنشئ Omtera قوالب جاهزة خاصة بالأقسام، مثل:

• الموارد البشرية: "إدماج موظف جديد".
• التسويق: "إعداد حملة".

هذا يضمن التوحيد القياسي ويوفر الوقت. النتيجة: لا غموض، كل شخص يعرف دوره، والفِرق تتحرك بسرعة.

اكتشف جميع خدمات Asana من Omtera على [صفحة الشراكة مع Asana].

2. التخطيط للمشاريع باستخدام Timeline

نجاح المشاريع لا يعتمد فقط على إنجازها، بل على إنجازها في الوقت المناسب. المشاريع غير المخططة تؤدي غالباً إلى تأخيرات وتجاوزات في الميزانية وانخفاض رضا العملاء.

• Timeline يقدم تقويماً مرئياً للمشاريع.
• التبعيات تُفعّل المهام تلقائياً.
• السحب والإفلات يجعل إعادة الجدولة سهلة.

مساهمة Omtera:
تصميم قوالب Timeline مخصصة مثل:

• تطوير المنتجات: Sprints، الاختبارات، مواعيد الإطلاق.
• التسويق: إنتاج المحتوى، آليات الموافقة، جدول الإطلاق.
• الموارد البشرية: التوظيف، الإدماج، التدريب.

مثال: في حملة تسويق، يمكن رؤية التصميم، إنتاج المحتوى، الموافقات، وتاريخ الإطلاق في شاشة واحدة، مما يمنع التأخير.

3. الاتصال المركزي: التعليقات و@mentions

فقدان المعلومات بسبب تشتتها عبر البريد الإلكتروني والدردشات والمستندات يبطئ العمل بشكل كبير.

• في Asana، كل الاتصال يتم داخل بطاقات المهام.
• يمكن إضافة تعليقات واستخدام @mention لإشعار الزملاء مباشرة.
• يمكن رفع الملفات (Docs، PDF، صور) مباشرة في المهام.

مساهمة Omtera:
تدرّب Omtera الفرق على الاستخدام الأمثل لهذه الخصائص. وبالنسبة للمديرين، تُحدَّد قواعد اتصال تجعل Asana المركز الرئيسي للمعلومات.

النتيجة: لا ضياع للمعلومات، لا انقطاع في الاتصال، كل شيء في مكان واحد.

4. أتمتة المهام المتكررة

تقضي الفرق وقتاً طويلاً في المهام الروتينية، مما يقلل من الحافز ويحد من التركيز على الأعمال الاستراتيجية.

مع Workflow Builder في Asana، يمكن أتمتة العمليات:

• إكمال مهمة يطلق مهمة أخرى تلقائياً.
• عمليات الموافقة، التذكيرات، والإشعارات يمكن أن تُبنى على قواعد.

مساهمة Omtera:
تصميم Workflows مخصصة للأقسام:

• المبيعات: موافقة عرض → اجتماع عميل → الفوترة.
• الموارد البشرية: التوظيف → استكمال الأوراق → الإدماج.
• التسويق: مسودة محتوى → موافقة → نشر.

النتيجة: عبء يدوي أقل، أخطاء أقل، تركيز أكبر على الأعمال ذات القيمة العالية.

5. تحديد وتتبع الأهداف

تحتاج الفرق لرؤية ارتباط أعمالها بـ أهداف الشركة للبقاء متحمسة.

• باستخدام Asana Goals، يمكن ربط الأهداف الاستراتيجية بالمشاريع.
• تُظهر المهام كيف تساهم في النجاح العام.
• مؤشرات الأداء (KPIs) يمكن تتبعها مباشرة.

مساهمة Omtera:
Omtera تترجم الأهداف الاستراتيجية للشركة داخل وحدة Goals في Asana، بحيث يدرك الموظفون لماذا عملهم مهم.

6. تتبع الأداء والتقارير

القياس هو الطريق الوحيد للتحسين.

• Asana يقدم تقارير حول المهام المنجزة، المتأخرة، وحِمل العمل.
• لوحات معلومات قابلة للتخصيص تعرض التقدم في الوقت الحقيقي.
• عرض Workload يكشف عن الموظفين المحمّلين فوق طاقتهم.

مساهمة Omtera:
تصميم لوحات تقارير مخصصة بحسب مؤشرات الأداء الرئيسية مثل:

• المبيعات: الصفقات المغلقة شهرياً.
• التسويق: عدد المحتويات المنشورة وأداؤها.
• تكنولوجيا المعلومات: الطلبات الفنية التي تم حلها.

القرارات تُبنى على بيانات لحظية، لا على التخمين.

7. الاستفادة القصوى من Asana مع Omtera

Asana قوي بحد ذاته، لكن بدون إعداد صحيح، تكاملات كافية، أو تدريب، يظل أداؤه محدوداً. Omtera تضمن أقصى عائد استثمار.

• الإعداد: هيكل Asana مخصص لعملياتك.
• التدريب: برامج للمديرين، قادة الفرق، والأعضاء.
• التكامل: ربط Asana مع Google Workspace، Slack، Teams، Jira، وأنظمة CRM.
• الدعم المستمر: استشارات وتحسين دائم للعمليات.

مع Omtera، الشركات لا تكتفي باستخدام Asana، بل تتحول بفضل Asana.

هل تريد نقل فرقك إلى المستوى التالي؟ تواصل مع Omtera اليوم وقم بتهيئة Asana لشركتك.

الأسئلة الشائعة (FAQ)

س1: هل Asana مجاني؟
نعم، هناك خطة مجانية للفرق الصغيرة. لكن ميزات مثل Timeline، Goals، والتقارير المتقدمة متاحة في الخطط Premium أو Business.

س2: هل يمكن استخدام Asana بدون Omtera؟
نعم، ولكن بدون إعداد خبير وتكامل وتدريب، تبقى القيمة محدودة. Omtera، كشريك Asana Platinum Solutions، يقدم إعداداً ودعماً مخصصاً.

س3: ما هي القطاعات التي يمكنها استخدام Asana؟
Asana مرن للتسويق، تكنولوجيا المعلومات، المالية، الموارد البشرية، التصنيع وغيرها. وهو فعال بشكل خاص للشركات متعددة الأقسام.

س4: كيف يختلف Asana عن أدوات إدارة المشاريع الأخرى؟
Asana يتجاوز مجرد إدارة المهام، ليشمل تحديد الأهداف، أتمتة سير العمل، التكاملات، والتقارير. مع Omtera، يصبح Asana ليس مجرد أداة، بل محرك التحول الرقمي لشركتك.