.svg)
الاجتماعات الداخلية لا غنى عنها لعمل الفرق بانسجام واتخاذ القرارات الاستراتيجية. لكن، إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح، قد تتحول إلى مضيعة للوقت. الاجتماعات الطويلة وغير المنتجة، القرارات المنسية والإجراءات غير المتابعة تؤثر سلبًا على دافعية الفرق ونتائج العمل. هنا يأتي دور Asanaلجعل الاجتماعات الداخلية أكثر كفاءة، قابلة للتتبع وموجهة نحو النتائج.
تعمل Omtera، بصفتها شريكًا بلاتينيًا معتمدًا لحلول Asana، على تقديم خدمات استشارية استراتيجية، تنفيذية وتدريبية لمساعدة الشركات على الاستفادة القصوى من هذه المنصة القوية.
غياب جدول أعمال واضح: معظم الاجتماعات تسير بشكل فوضوي بسبب غموض جدول الأعمال. لا يعرف المشاركون المواضيع ذات الأولوية، وقد يتم إغفال قرارات مهمة.
عدم متابعة الإجراءات: حتى إن تم اتخاذ قرارات مهمة أثناء الاجتماع، فإن غياب تحديد المسؤوليات أو توثيقها يؤدي إلى عدم تنفيذ هذه القرارات. وتُعاد مناقشة نفس المواضيع في الاجتماع التالي.
تكرار المواضيع: عندما لا يتم تسجيل مناقشات الاجتماعات السابقة، تضطر الفرق للاعتماد على الذاكرة. هذا يزيد من عدم الكفاءة ويضعف الحافزية.
إضاعة الوقت: بالنسبة للعديد من المشاركين، تصبح الاجتماعات مضيعة لساعات طويلة بدلًا من أن تكون نقاشًا مثمرًا، مما يبطئ سير العمل.
باختصار، الاجتماعات غير المخطط لها، غير الواضحة وغير الموثقة تسبب تكاليف كبيرة للشركات. ووفقًا لأبحاث Gartner، يقضي الموظفون ما يصل إلى 30% من وقتهم الأسبوعي في الاجتماعات، ويُعتبر أكثر من نصف هذه الاجتماعات غير منتج.
لحل هذه المشكلات، أصبحت أدوات الإدارة الرقمية للاجتماعات أمرًا بالغ الأهمية. وهنا يحوّل Asana الاجتماعات من مجرد لقاء إلى عملية عمل مع جدول أعمال واضح، إجراءات قابلة للتتبع ومسؤوليات محددة.
Asana أداة قوية بحد ذاتها، لكن بدون تخصيصها لشركتك، من الصعب استغلال كامل إمكاناتها. لكل فريق ثقافة اجتماعات وأولويات وأساليب عمل مختلفة. هنا يأتي دور خبرة Omtera:
التنفيذ: نقوم بتصميم قوالب اجتماعات مخصصة لاجتماعات الإدارة الأسبوعية، اجتماعات متابعة المشاريع أو الاجتماعات الدورية للأقسام. وهكذا يحصل كل اجتماع على سير موحد ويوفر الوقت.
التدريب: نعلم الفرق ليس فقط إدارة المهام، بل أيضًا كيفية تخطيط الاجتماعات عبر Asana. يتعلم المشاركون بشكل عملي كل خطوة من إعداد جدول الأعمال وحتى متابعة القرارات.
التكامل: لكي تكون الاجتماعات فعالة، يجب أن تعمل جميع الأدوات معًا. مع تكامل Zoom تظهر روابط الاجتماعات في المهام، مع Google Calendar تُضاف المواعيد تلقائيًا للتقويم، ومع Slack تُشارك القرارات فورًا مع الفريق.
الدعم المستمر: قد تتغير عادات الاجتماعات بمرور الوقت. تقوم Omtera بمراجعة إعدادات Asana بانتظام وتكييفها مع الاحتياجات الجديدة.
بفضل دعم Omtera، لا يتم تنظيم الاجتماعات فحسب، بل تتحول أيضًا إلى عمليات قابلة للقياس وتركز على النتائج حيث:
بفضل خبرة Omtera، تتحول إدارة الاجتماعات عبر Asana إلى عملية قابلة للقياس من البداية إلى النهاية. وإليكم التدفق المعتاد:
إعداد جدول الأعمال
يتم إدخال نقاط الأجندة في Asana كمهام قبل الاجتماع.
يمكن للمشاركين رؤية جدول الأعمال مسبقًا والاستعداد.
اتخاذ القرارات
خلال الاجتماع، يتم تدوين المناقشات مباشرةً تحت المهام ذات الصلة.
يتم تسجيل القرارات في Asana فورًا، مما يضمن عدم فقدان أي معلومة.
توزيع الإجراءات
يتم تحويل كل قرار إلى مهمة تُسند إلى شخص واحد فقط.
يتم تحديد المواعيد النهائية وضبط التذكيرات التلقائية.
المتابعة والتقارير
يُتابع تقدم المهام في الوقت الفعلي.
في الاجتماع التالي، يُراجع وضع القرارات السابقة بسهولة.
بالنسبة للعديد من الشركات، تُعتبر الاجتماعات الأسبوعية للإدارة جلسات حرجة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية وضمان التنسيق بين الفرق. لكن دون تخطيط ومتابعة صحيحين، قد تتحول بسرعة إلى مضيعة للوقت. إليك كيف يبدو اجتماع الإدارة الأسبوعي باستخدام Asana:
إنشاء مشروع اجتماع
يتم فتح مشروع مخصص باسم "اجتماع الإدارة" في Asana.
هذا المشروع يصبح الذاكرة الرقمية للاجتماعات. يتم إعداد الأجندة أسبوعيًا وتُخزن محاضر الاجتماعات السابقة فيه.
إعداد جدول الأعمال
يتم إدخال التقارير الأسبوعية، الأهداف ذات الأولوية والقرارات الحرجة كمهام.
يرى المشاركون الأجندة قبل الاجتماع، يضيفون التعليقات أو يقترحون مواضيع جديدة. لا أحد يدخل الاجتماع غير مستعد.
تدوين الملاحظات وتسجيل القرارات أثناء الاجتماع
تُكتب المناقشات كتعليقات تحت المهام ذات الصلة.
تُسجل القرارات مباشرةً في ملاحظات المهام، فلا تضيع أي معلومة.
توزيع الإجراءات
تتحول القرارات المتخذة إلى مهام مُسندة لشخص واحد.
مثال: "إعداد جدول محتوى للحملة التسويقية الجديدة" → يُسند إلى مدير التسويق مع تحديد الموعد النهائي.
يُلغى السؤال: "من المسؤول؟".
المتابعة والتقييم
في الاجتماع التالي، تُراجع إجراءات الأسبوع الماضي عبر المشروع.
المهام غير المكتملة تصبح مرئية وتُعاد جدولتها عند الحاجة.
هذا النظام يحول الاجتماعات إلى إطار خالٍ من التكرار، يُنتج نتائج واضحة وقابلة للتنفيذ.
تأخذ Omtera هذه العملية خطوة أبعد عبر:
وهكذا، تصبح الاجتماعات الأسبوعية أكثر من مجرد مساحة نقاش، بل أداة استراتيجية قوية لمراجعة الماضي وتخطيط المستقبل.
هل يمكن استخدام Asana مجانًا للاجتماعات؟
نعم، يمكن إدارة الاجتماعات الأساسية في الخطة المجانية. ولكن الميزات المتقدمة مثل التقارير والتكاملات تحتاج إلى خطة Premium أو Business.
كيف يمكنني إنشاء قوالب للاجتماعات في Asana؟
يمكن لـ Omtera إعداد قوالب مخصصة للاجتماعات لك. وبهذا تصبح كل الاجتماعات منظمة ومنتجة.
هل يمكن دمج اجتماعات Asana مع Zoom أو Google Calendar؟
نعم. بفضل تكامل Asana القوي، يمكن جمع روابط الاجتماعات، الجداول الزمنية والإجراءات في مكان واحد.
هل يمكن إدارة الاجتماعات في Asana بدون دعم Omtera؟
بالتأكيد. لكن من دون تخصيص خبير وتدريب، ستبقى الفائدة محدودة. تقوم Omtera بتهيئة Asana لشركتك بأفضل شكل ممكن.