Asana ile Ekip Verimliliğini Artırmanın 7 Yolu

Ekip verimliliğini artırmak, yalnızca bireysel performansa değil, doğru araçların kullanımına da bağlıdır. Asana, proje yönetiminde şeffaflık, netlik ve hız sağlayarak işletmelere rakiplerinin önüne geçme fırsatı sunar. Ancak bu potansiyelin tam anlamıyla açığa çıkması için doğru strateji ve uzman destek gerekir. İşte burada Omtera devreye giriyor.

Bu yazıda, Asana ile ekip verimliliğini artırmanın 7 yolunu ele alacak ve Omtera’nın sunduğu çözümlerle bu yolların işletmelere nasıl maksimum değer kattığını göstereceğiz.

Görev ve Sorumlulukların Netleştirilmesi

Ekip verimliliğini düşüren en yaygın sorunlardan biri, kimin hangi işi üstlendiğinin net olmamasıdır. Bu belirsizlik, işlerin gecikmesine, sorumlulukların üzerinden atılmasına ve ekip içinde çatışmalara yol açar.

• Asana’da her görev yalnızca tek bir kişiye atanır. Bu, sorumluluk kargaşasını ortadan kaldırır. Fakat yine de ek bir kişi eklemek isterseniz custom field’lar ile görevi paylaştırabilirsiniz.
• Görev açıklamaları, ek notlar ve subtask (alt görevler) ile detaylı iş akışı oluşturulabilir.
• Görev kartlarına tarih, öncelik ve etiket eklenerek işin bağlamı daha net hale getirilir.

Omtera katkısı:
Omtera, farklı departmanların iş yapış biçimlerine uygun hazır görev şablonları oluşturarak işletmelerin iş akışlarını hızlandırır. Örneğin, İnsan Kaynakları için “Yeni Çalışan Onboarding” şablonu veya Pazarlama için “Kampanya Hazırlama” şablonu oluşturulabilir. Bu, hem standardizasyon sağlar hem de ekiplere zaman kazandırır.

Bu sayede belirsizlik biter, herkes rolünü bilir ve ekipler hızla aksiyon alır.

Omtera’nın sunduğu tüm Asana hizmetlerini görmek için Asana partner sayfamızı inceleyin.

Zaman Çizelgesi (Timeline) ile Proje Planlama

Projelerde başarı, sadece işlerin yapılması değil, doğru zamanda yapılmasıyla mümkündür. Plansız ilerleyen projeler genellikle gecikmeler, bütçe aşımları ve müşteri memnuniyetsizliği ile sonuçlanır.

• Timeline görünümü, proje adımlarını görsel bir takvim üzerinde sunar.
• Görevler arası dependencies (bağımlılıklar) tanımlanarak, bir işin bitimi diğerini otomatik olarak başlatabilir.
• Sürükle-bırak özelliği sayesinde görev tarihlerini değiştirmek ve planı güncellemek kolaydır.

Omtera katkısı:
Omtera, işletmenin proje yapısına özel Timeline şablonları oluşturur. Örneğin:

• Ürün geliştirme: Sprintler, testler, lansman tarihleri.
• Pazarlama: İçerik üretim süreci, onay mekanizmaları, lansman tarihi.
• İK süreçleri: İşe alım, oryantasyon, eğitim planları.

Örnek olarak bir pazarlama kampanyasında tasarım, içerik üretimi, onay süreci ve lansman tarihleri tek bir ekranda görülebilir. Bu da gecikmelerin önüne geçer.

İletişimin Merkezi: Yorumlar ve @mention Kullanımı

Ekiplerin en büyük verimlilik kayıplarından biri, bilginin dağınık olmasıdır. E-postalar, farklı chat uygulamaları ve belgeler arasında kaybolan bilgiler iş süreçlerini yavaşlatır.

• Asana’da tüm iletişim, görev kartları üzerinde gerçekleşir.
• Yorum yapabilir, ekip arkadaşlarını @mention ile etiketleyerek doğrudan bilgilendirebilirsiniz.
• Dosyalar (Google Docs, PDF, görseller vb.) doğrudan görev kartına yüklenebilir.

Omtera katkısı:
Omtera’nın verdiği ekip eğitimleri, çalışanların bu özellikleri en etkin şekilde kullanmasını sağlar. Özellikle proje yöneticileri için “iletişim kuralları” kurgulanarak Asana’nın merkezî bilgi platformu olması sağlanır.

Bilgi kaybolmaz, iletişim kopukluğu ortadan kalkar, her şey tek yerde toplanır.

Tekrar Eden İşlerin Otomasyonu

Birçok ekip, zamanının büyük kısmını tekrarlayan işlerle harcar. Bu, hem motivasyonu düşürür hem de stratejik işlere odaklanmayı zorlaştırır.

• Asana’nın Workflow Builder aracı ile rutin süreçler otomatikleştirilebilir.
• Örneğin, bir görev tamamlandığında otomatik olarak başka bir görev oluşturulabilir.
• Onay süreçleri (approval workflows), hatırlatıcılar ve bildirimler kurallara bağlanabilir.

Omtera katkısı:
Omtera, işletmelere özel workflow şablonları geliştirir. Örneğin:

• Satış ekibi için: Teklif onay süreci → müşteri görüşmesi → faturalandırma.
• İK için: İşe alım → evrak tamamlama → oryantasyon planı.
• Pazarlama için: İçerik taslağı → onay → yayına alma.

Manuel iş yükü azalır, hatalar minimize edilir, ekipler daha fazla değer yaratan işlere odaklanır.

Hedeflerin (Goals) Netleştirilmesi

Ekiplerin motive olabilmesi için, yaptıkları işin şirket hedefleri ile bağlantılı olduğunu görmeleri gerekir. Aksi halde görevler “bitirilmesi gereken iş” olmaktan öteye gidemez.

• Asana’nın Goals özelliği, şirketin stratejik hedeflerini tanımlamaya ve bunları projelerle ilişkilendirmeye olanak tanır.
• Her görev, ekibin veya bireyin şirketin genel başarısına nasıl katkı sağladığını gösterir.
• KPI’lar (anahtar performans göstergeleri) doğrudan Asana üzerinde takip edilebilir.

Omtera katkısı:
Omtera, şirketin stratejik hedeflerini analiz ederek Asana Goals modülüne uyarlama yapar. Bu sayede ekipler, yaptıkları işin “neden değerli” olduğunu görür.

Böylece çalışanlar sadece görev yapan kişiler değil, şirket hedeflerine katkı sağlayan stratejik oyuncular haline gelir.

Performans Takibi ve Raporlama

Bir sürecin ne kadar verimli olduğunu anlamanın tek yolu, ölçmekten geçer.

• Asana, tamamlanan görev oranları, geciken işler ve ekip iş yükü gibi verileri raporlar.
• Özelleştirilebilir dashboardlar, proje ilerlemesini gerçek zamanlı gösterir.
• İş yükü (Workload) görünümüyle ekiplerde fazla yüklenen kişiler hemen fark edilir.

Omtera katkısı:
Omtera, işletmenin KPI’larına uygun özel raporlama şablonları kurar. Örneğin:

• Satış ekibi için: Aylık kapatılan fırsatlar.
• Pazarlama için: Yayınlanan içerik adedi ve performansı.
• IT ekibi için: Çözülen destek talepleri.

Kararlar sezgiye değil, gerçek zamanlı verilere dayanarak alınır.

Omtera’nın Katkısıyla Asana’dan Maksimum Verim

Asana tek başına güçlü bir araçtır, ancak yanlış kurulum, eksik entegrasyon ve yetersiz eğitim, potansiyelini sınırlayabilir. İşte Omtera’nın farkı:

• Kurulum: Ekip yapınıza ve iş süreçlerinize uygun Asana mimarisi kurulur.
• Eğitim: Proje yöneticileri, departman liderleri ve ekipler için özel eğitim programları düzenlenir.
• Entegrasyon: Asana, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Jira ve CRM sistemleriyle sorunsuz entegre edilir.
• Sürekli destek: Omtera, danışmanlık ve destek hizmeti ile iş süreçlerinizi sürekli optimize eder.

Şirketler yalnızca Asana kullanmaz, Asana ile dönüşüm yaşar.

Ekiplerinizi bir üst seviyeye taşımak ister misiniz? Omtera ile hemen iletişime geçin ve Asana’yı işletmenize özel optimize edin!

(SSS) Sık Sorulan Sorular

1. Asana ücretsiz mi?
Evet, küçük ekipler için ücretsiz planı vardır. Ancak Timeline, Goals ve gelişmiş raporlama gibi özellikler için Premium veya Business plan gerekir.

2. Omtera olmadan Asana kullanılabilir mi?
Evet, kullanılabilir. Ancak uzman kurulum, entegrasyon ve eğitim desteği olmadan Asana’dan alınacak verim sınırlı kalır. Omtera, Asana’nın Platinum Solutions Partneri olarak işletmenize özel kurulum ve sürekli destek sağlar.

3. Asana hangi sektörlerde kullanılabilir?
Asana, pazarlama, IT, finans, insan kaynakları, üretim ve daha birçok sektörde esnek şekilde kullanılabilir. Özellikle çok departmanlı şirketlerde ekipler arası koordinasyonu güçlendirir.

4. Asana diğer proje yönetim araçlarından nasıl ayrışır?
Asana, yalnızca görev yönetimi değil, hedef belirleme, iş akışı otomasyonu, entegrasyonlar ve raporlama özellikleriyle uçtan uca proje yönetimi sunar. Omtera desteğiyle birlikte Asana, yalnızca bir araç değil, işletmenizin dijital dönüşüm motoru haline gelir.