.svg)
Ekip yönetimi, modern iş dünyasında sadece görev dağılımından ibaret değildir. Doğru rollerin belirlenmesi, izinlerin stratejik şekilde yönetilmesi ve ekip hiyerarşisinin şeffaf kılınması, uzun vadeli başarı için kritik öneme sahiptir. İşte burada Asana devreye girer.
Asana, yalnızca bir proje yönetim aracı değil, aynı zamanda işletmelerin dijital çalışma kültürünü şekillendiren güçlü bir platformdur. Fakat Asana’nın tüm potansiyelinden yararlanabilmek için uzman bir kurulum, doğru strateji ve sürdürülebilir destek gerekir. Türkiye’de ve globalde yüzlerce başarılı projeye imza atan Omtera, Asana Platinum Solutions Partneri olarak tam da bu noktada işletmelere yol gösterir.
Bir işletmeyi düşünün: Ekip üyeleri projelere katılıyor, ancak kimin hangi yetkiye sahip olduğu net değil. Görevler üst üste biniyor, belgeler yanlış kişilerin eline geçiyor ya da önemli bilgiler eksik kalıyor. Bu tür durumlar sadece zaman kaybı değil, aynı zamanda ciddi verimlilik sorunlarına yol açar.
Asana’daki roller ve izin sistemi, işletmelerin bu karmaşayı önlemesine yardımcı olur:
Bu ayrım sayesinde her üye sadece ihtiyacı olduğu bilgilere ulaşır, sorumluluk alanları netleşir ve ekip içi iletişim daha şeffaf hale gelir.
Asana’nın sunduğu bir diğer kritik özellik, ekip hiyerarşisinin net bir şekilde kurgulanabilmesidir. İster küçük bir startup, ister yüzlerce çalışanı olan bir kurum olun, ekiplerin organizasyonu işlerin akışını doğrudan etkiler.
Asana’da ekip hiyerarşisi şu şekilde çalışır:
Bu yapı, işletmelere kuşbakışı bir görünüm sunar. Yöneticiler, hangi ekibin hangi projede ilerlediğini anında görebilir, tıkanıklıkları fark edebilir.
Asana güçlü bir platformdur, ancak yanlış kurulum, karmaşık izin ayarları ve düzensiz ekip yapılanması kısa sürede verimlilik kayıplarına yol açabilir. Birçok işletme, Asana’yı tek başına uygulamaya çalıştığında “beklenen verimi alamadık” sorunuyla karşılaşır. İşte bu noktada Omtera’nın uzmanlığı devreye girer.
Omtera, Asana’nın Platinum Solutions Partneri olarak, yalnızca teknik kurulum değil aynı zamanda işletmenize özel stratejik bir yaklaşım sunar. Amacımız, Asana’yı sadece bir proje yönetim aracı olmaktan çıkarıp, işletmenizin karar alma süreçlerine yön veren bir stratejik sistem haline getirmektir.
Kısacası Omtera ile Asana, yalnızca bir görev yönetim aracı olmaktan çıkar; işletmenizin stratejik karar destek sistemi haline gelir.
Asana’da ekip çalışmasını verimli hale getirmenin en önemli adımlarından biri rolleri ve izinleri doğru ayarlamaktır. Çünkü yanlış ayarlanmış izinler; bilgi güvenliği sorunlarına, görev karmaşasına ve ekipler arasında yetki çakışmalarına yol açabilir.
Omtera’nın saha deneyimlerine dayanarak hazırladığımız pratik ve anlaşılır öneriler şunlardır:
Asana’da bir görevin tek bir sorumlusu (assignee) vardır. Bu, bilinçli bir tercihtir çünkü:
Bir pazarlama kampanyası hazırlıyorsunuz. “Blog yazısı hazırlanması” görevi tek bir içerik yazara atanır. Ancak tasarımcı veya editör için alt görevler eklenebilir. Böylece kimin hangi işi yapacağı tartışmaya açık kalmaz.
Asana, Guest (Konuk) rolünü destekler. Bu, dışarıdan kişiler – örneğin müşteri, tedarikçi veya iş ortağı – için tasarlanmış bir roldür. Konuklar yalnızca davet edildikleri proje veya görevlere erişebilir.
Bir ajans müşterisi kampanya sürecini görmek istiyorsa, sadece “Kampanya Onayları” projesine konuk olarak eklenmelidir. Böylece tüm iç işleriniz görünmez, sadece ilgili süreçlere erişebilirler.
Asana’da Admin rolü, kullanıcıları yönetme, ekip ayarlarını düzenleme ve güvenlik kontrollerini yapma yetkisine sahiptir. Tüm ekip için sadece tek bir admin olduğunda iş yükü artabilir ve sorun yaşanabilir.
Bu nedenle:
IT ekibi için bir IT yöneticisi admin olurken, pazarlama ekibinde pazarlama direktörü admin olabilir. Böylece herkes kendi alanından sorumlu olur ve merkezi yönetim yükü hafifler.
Zamanla ekiplere yeni kişiler katılır, bazıları ayrılır, projeler kapanır. Eğer izinler düzenli kontrol edilmezse şu riskler oluşur:
Bu nedenle Omtera olarak önerimiz:
Büyük bir şirkette işe yeni başlayan biri yanlışlıkla “admin” yapılmış olabilir. Bu kişi farkında olmadan kritik ayarları değiştirebilir. Düzenli kontrol sayesinde bu tür hatalar hızlıca düzeltilir.
Asana’da roller ve izinler, ekiplerin düzenli, güvenli ve verimli çalışması için kritik öneme sahiptir.
Bu prensipleri uyguladığınızda, Asana yalnızca bir görev yönetim platformu değil, şeffaf ve güvenli bir ekip yönetim sistemi haline gelir.
Omtera’nın sunduğu tüm Asana hizmetlerini görmek için Asana partner sayfamızı inceleyin.
Birçok organizasyonda ekip hiyerarşisi kağıt üzerinde vardır, ancak uygulamada çeşitli sorunlar ortaya çıkar. Bu sorunlar zamanla hem iş verimliliğini hem de ekip motivasyonunu olumsuz etkiler. En sık rastlanan problemler şunlardır:
Asana’nın hiyerarşik yapısı (organizasyon → ekip → proje → görev → alt görev) bu sorunları sistematik olarak çözmek için tasarlanmıştır. Ancak doğru kurulum yapılmazsa, bu güçlü yapı da etkisini kaybeder. İşte burada Omtera’nın uzman desteği devreye girer. Omtera, ekiplerin yetkilerini titizlikle düzenler, roller arasında çakışma olmamasını sağlar ve erişim seviyelerini işletmenizin güvenlik politikalarıyla uyumlu hale getirir.
Bir pazarlama kampanyası yürütüldüğünü düşünelim. Bu kampanya, içerik üretiminden grafik tasarıma, müşteri onayından sosyal medya paylaşımına kadar farklı aşamaları kapsar. Asana’nın doğru kurulumu sayesinde ekip içinde net bir rol dağılımı yapılabilir.
Sonuç olarak bu yapı, gereksiz bilgi kalabalığını ortadan kaldırır, ekipler yalnızca kendi işlerine odaklanır ve kampanya süreci çok daha hızlı, güvenli ve verimli şekilde ilerler.
Ekip yönetimini kolaylaştırmak ve Asana’yı işletmenize özel hale getirmek ister misiniz? Bugün Omtera ile iletişime geçin ve verimliliğinizi artırın.
Asana’da roller nasıl belirlenir?
Asana’da roller ekip yapısına göre tanımlanır. Üyeler, yöneticiler ve konuklar olmak üzere üç temel rol vardır.
Asana izinlerini yanlış ayarlarsam ne olur?
Yanlış izinler, bilgi güvenliği sorunlarına ve ekip içi karmaşaya yol açar. Bu nedenle Omtera’nın uzman desteği önerilir.
Ekip hiyerarşisini küçük işletmeler de kullanmalı mı?
Evet. Asana’nın hiyerarşi yapısı küçük işletmeler için de büyük kolaylık sağlar.
Omtera’nın Asana danışmanlığı neleri kapsıyor?
Kurulum, eğitim, entegrasyon ve sürekli destek hizmetlerini kapsar.