Asana Workflows ile Süreç Otomasyonu: Kolaylaştırılmış İş Akışları

Günümüz iş dünyasında zaman en değerli kaynak. Ancak çoğu işletmede hâlâ manuel iş akışları, tekrar eden görevler ve dağınık iletişim nedeniyle projeler gecikiyor, ekipler motivasyon kaybı yaşıyor. İşte burada Asana Workflows devreye giriyor.

Asana’nın sunduğu süreç otomasyonu (workflow automation) özelliği, işletmelere yalnızca iş takibi değil, aynı zamanda standartlaştırılmış ve hatasız iş akışları kurma imkânı tanıyor. Omtera’nın Asana Platinum Solutions Partner uzmanlığı ile birleştiğinde, kurumlar daha verimli, şeffaf ve sürdürülebilir bir proje yönetimi deneyimine kavuşuyor.

Asana Workflows Nedir?

Asana Workflows, projelerdeki görevleri, onay süreçlerini ve iletişim adımlarını otomatikleştiren bir iş akışı yönetim sistemidir. Örneğin:

• Bir kampanya görevi oluşturulduğunda otomatik olarak tasarım ekibine görev atanması,
• Görev tamamlandığında ilgili yöneticinin bildirim alması,
• Belirli kriterlere göre görevlerin farklı ekip üyelerine yönlendirilmesi.

Bu sayede manuel iş yükü azalır, süreçler daha şeffaf hale gelir ve ekipler stratejik işlere odaklanır.

Neden Süreç Otomasyonu Önemli?

İş dünyasında yaşanan sorunlar

• Görev karmaşası: Hangi işin kime ait olduğu belirsiz kalıyor.
• Zaman kaybı: Basit onay ve takip süreçleri toplantılarda vakit harcatıyor.
• Tekrar eden işler: Aynı adımlar defalarca manuel yapılıyor.
• İletişim kopukluğu: E-postalar arasında kaybolan iş talepleri iş verimini düşürüyor.

Çözüm olarak Asana Workflows

Asana Workflows bu sorunları çözer:

• Görevlerin tek sahipli olması,
• Otomatik bildirimlerle bilgi akışının hızlanması,
• Şablon tabanlı iş akışları ile tekrarlayan süreçlerin birkaç saniyede başlatılması.

Asana Workflows’un Temel Özellikleri

Otomatik Görev Atama

Asana Workflows sayesinde görevler, belirlediğiniz kurallara göre otomatik olarak doğru kişiye veya ekibe yönlendirilir.

• Örneğin, bir “Bütçe Onayı” görevi oluşturulduğunda, sistem bunu doğrudan finans ekibine atayabilir.
• Benzer şekilde, müşteri şikâyeti kaydedildiğinde otomatik olarak müşteri destek ekibine yönlenebilir.
  Bu sayede ekipler hangi işin kime ait olduğunu tartışmak yerine, sadece işi tamamlamaya odaklanır. Hata oranı düşer, hız artar.

Takvim ve Bildirim Yönetimi

Asana, tüm işlerinizi takvim görünümünde izlemenizi sağlar. Özellikle deadline (son teslim tarihi) yaklaşan görevler için sistem otomatik bildirim gönderir.

• Örneğin, bir kampanyanın yayına girmesine 3 gün kala ekip üyeleri otomatik uyarılır.
• Geciken görevler kırmızıyla işaretlenerek önceliklendirme kolaylaşır.
  Bu özellik, özellikle proje yöneticilerinin zaman yönetimi konusunda en çok faydalandığı araçlardan biridir.

Entegrasyonlar

Asana, işinizi tek platformda toplamanız için çok sayıda entegrasyon sunar.

• Google Workspace ile dosyaları kolayca ekleyebilir,
• Slack ve Microsoft Teams ile bildirimleri anlık mesajlaşmaya taşıyabilir,
• Jira entegrasyonu sayesinde yazılım geliştirme ve iş yönetimi süreçlerini aynı çatı altında yönetebilirsiniz.

Bu entegrasyonlar, ekiplerin farklı araçlar arasında gidip gelme zorunluluğunu ortadan kaldırır. Böylece süreçler daha hızlı, daha şeffaf ve kesintisiz ilerler.

Adım Adım Asana Workflows Kullanımı

1. Workflow Oluşturma

• Asana’da yeni bir proje açın.
• Menüden Customize (Özelleştir) sekmesine girin.
• Add Workflow (Workflow ekle) seçeneğini seçin.

Bu noktada size farklı şablonlar sunulur: “Approval Process (Onay Süreci)”, “Bug Tracking (Hata Takibi)”, “Campaign Launch (Kampanya Başlatma)” gibi.

2. Koşul ve Tetikleyiciler Belirleme

Örneğin:

• “Görev ‘Tamamlandı’ olarak işaretlenirse → ilgili yöneticiye bildirim gönder.”
• “Görev ‘Design’ etiketi aldıysa → Tasarım ekibine otomatik atan.”

3. Aksiyonları Tanımlama

• Atama: Görevleri otomatik olarak belirli kişilere yönlendirin.
• Bildirim: Slack veya Teams üzerinden anlık bildirim gönderin.
• Takvim Güncelleme: Deadline otomatik olarak takvime işlenir.

4. Workflow Uygulama Örneği

Bir e-ticaret firması yeni sezon lansmanı yapıyor. Asana Workflows şöyle kullanılıyor:

1. Görev Açma: “2025 Sonbahar Koleksiyonu” kampanyası için proje açılır.
2. Otomatik Atama: Grafik tasarım görevi doğrudan tasarım ekibine gider.
3. Onay Süreci: Tasarım tamamlandığında yöneticiden onay talebi otomatik açılır.
4. Yayınlama: Onay sonrası içerik ekibine görev geçer.
5. Raporlama: Kampanya bitiminde ilerleme raporu otomatik oluşturulur.

Sonuç: Tüm süreç manuel e-postalarla haftalar alırken, Asana Workflows sayesinde şeffaf ve hızlı şekilde tamamlanır.

Omtera’nın Rolü: Süreçleri Maksimum Verimle Yönetmek

Her işletme Asana’yı satın alıp kurabilir, fakat ondan maksimum verim almak uzmanlık gerektirir. İşte tam bu noktada Omtera, Asana’nın en üst seviye iş ortaklarından biri olan Platinum Solutions Partner statüsüyle fark yaratır.

Omtera yalnızca teknik kurulum yapmaz; işletmenin ihtiyaçlarını analiz ederek Asana’yı sizin çalışma kültürünüze özel hale getirir. Bu yaklaşım, Asana’nın sadece bir proje yönetim aracı olarak kalmamasını, aynı zamanda işletmenin stratejik kararlarını destekleyen bir platform olmasını sağlar.

Omtera’nın sunduğu başlıca hizmetler:

• Özelleştirilmiş Kurulum:
  Her işletmenin dinamikleri farklıdır. Omtera, departman yapınızı, süreçlerinizi ve hedeflerinizi inceleyerek size özel Asana Workflows tasarımları geliştirir. Böylece Asana, ekibinizin doğal işleyişine entegre olur.
• Eğitim ve Onboarding:
  Araç kurulduktan sonra en kritik aşama, ekiplerin onu benimsemesidir. Omtera, farklı seviyelerde atölyeler ve eğitim programları sunarak ekiplerin kısa sürede Asana’ya adapte olmasını sağlar. Yöneticiler, çalışanlar ve IT ekipleri için ayrı ayrı hazırlanmış eğitimlerle herkesin aracı etkin kullanması garanti edilir.
• Entegrasyon Danışmanlığı:
  Çoğu işletme, aynı anda birden fazla araç (Google Workspace, Slack, Jira, Teams vb.) kullanır. Omtera, Asana’nın bu araçlarla kesintisiz entegrasyonunu sağlar. Böylece ekipler tek bir merkezden tüm işlerini yönetebilir.
• Süreç Optimizasyonu:
  Kurulu bir sisteminiz olabilir ama süreçleriniz verimsiz işliyorsa hedeflerinize ulaşmak zorlaşır. Omtera, mevcut iş akışlarınızı analiz eder, darboğazları tespit eder ve Asana Workflows ile daha akıcı bir yapı kurar. Sonuç: Daha az toplantı, daha az e-posta trafiği ve daha fazla ilerleme.

Kısacası Omtera, Asana’yı sizin için kurmakla kalmaz; onu işletmenizin büyüme stratejisinin ayrılmaz bir parçası haline getirir.

Omtera’nın sunduğu tüm Asana hizmetlerini görmek için Asana Partnerlik Sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Kullanım Senaryoları

Pazarlama Kampanyaları

• Kampanya başlatıldığında otomatik görev dağılımı,
• Tasarım, içerik ve medya ekiplerinin sürece senkronize edilmesi.

IT ve Ürün Yönetimi

• Hata bildirimi geldiğinde ilgili geliştiriciye görev açılması,
• Test sürecinden geçmeden yayınlanmaması için otomatik kontrol.

İnsan Kaynakları Süreçleri

• Yeni çalışan için onboarding süreci: bilgisayar kurulumu, e-posta açılması, eğitim planı → hepsi tek akışta.

Sık Karşılaşılan Sorunlar ve Asana Çözümleri

İşletmelerin günlük operasyonlarında karşılaştığı birçok sorun, workflow otomasyonu ile kolayca çözülebilir. İşte en yaygın problemler ve Asana Workflows’un sunduğu çözümler:

• Sorun: Görevlerin sorumlusu net değil.
  Çoğu projede “Bu iş kimin?” sorusu büyük bir zaman kaybına yol açar.
  Çözüm: Asana Workflows ile her görev otomatik olarak tek bir kişiye atanır. Örneğin, müşteri destek talebi açıldığında sistem doğrudan ilgili ekip üyesine görev atar. Bu sayede sorumluluk netleşir, işler havada kalmaz.
• Sorun: Takvimler çakışıyor ve ekipler aşırı yükleniyor.
  Özellikle paralel projelerde, aynı çalışana birden fazla iş yüklenebilir.
  Çözüm: Asana’nın Workload görünümü ve otomatik bildirimleri sayesinde iş yükü dengelenir. Eğer bir çalışanın kapasitesi dolduysa sistem otomatik uyarı verir ve görev farklı bir kişiye yönlendirilebilir. Bu, iş dağılımında adalet ve verimlilik sağlar.
• Sorun: Ekipler arası iletişim zayıf.
  E-posta zincirlerinde kaybolan bilgi, projelerin gecikmesine neden olur.
  Çözüm: Asana Workflows ile iletişim süreçleri otomatik hale gelir. Görev durumuna göre ilgili kişilere @mention bildirimleri gider, ekipler ortak proje panolarında aynı anda güncellenir. Böylece “Kim, ne zaman haberdar olacak?” sorunu ortadan kalkar.
• Sorun: Tekrar eden işler zaman kaybettiriyor.
  Her kampanya, onboarding süreci veya hata takibi için aynı görevler manuel açılıyor.
  Çözüm: Asana’nın hazır workflow şablonları sayesinde bu görevler otomatik başlatılır. Örneğin, yeni çalışan işe başladığında onboarding süreci tek tuşla tüm görevleri açar: e-posta hesabı, cihaz kurulumu, oryantasyon.

Görüldüğü gibi, workflow otomasyonu yalnızca işleri hızlandırmakla kalmaz, aynı zamanda sorumlulukları netleştirir, iletişimi güçlendirir ve iş yükünü dengeler.

Asana Workflows, iş akışlarını basitleştirerek işletmelerin verimliliğini artırır. Ancak bu potansiyeli en iyi şekilde ortaya çıkarmak için Omtera’nın uzmanlığına ihtiyacınız var.

Hazır mısınız? Omtera ile hızlıca iletişime geçin ve Asana yolculuğunuzu bugün başlatın!

SSS (Sık Sorulan Sorular)

Asana Workflows ücretsiz planda var mı?
Evet, ancak ücretsiz planda yalnızca sınırlı otomasyon kuralları kullanılabilir. Örneğin basit görev atamaları yapılabilir fakat ileri seviye süreç otomasyonu (çok adımlı iş akışları, gelişmiş entegrasyonlar vb.) için Premium veya Business plan gerekir.

Omtera desteği olmadan Asana Workflows kullanılabilir mi?
Evet, ancak süreçlerin karmaşıklaştığı noktada uzman kurulum ve otomasyon tasarımı olmadan verim sınırlı kalır. Omtera, Asana Workflows’u şirketinizin özel ihtiyaçlarına göre uyarlayarak otomasyonun tam potansiyelini ortaya çıkarır. Bu sayede tekrar eden işler en aza iner, ekipler stratejik işlere odaklanır.

Asana Workflows hangi sektörlerde kullanılabilir?
Neredeyse tüm sektörlerde uygulanabilir.

• Pazarlama: Kampanya başlatma süreçleri otomatikleşir.
• IT: Hata takibi ve çözüm süreçleri hızlanır.
• Finans: Onay zincirleri otomatik işler.
• İK: Yeni çalışan onboarding süreci şablonlarla standart hale gelir.
• Üretim: Tedarik ve kalite kontrol adımları otomatik tetiklenir.

Asana Workflows ekip iletişimini nasıl geliştirir?
Her görevdeki değişiklikler ve onaylar otomatik bildirimlerle ekiplere ulaşır. @mention ve entegrasyonlar sayesinde herkes doğru zamanda bilgilendirilir. Böylece e-posta karmaşası ortadan kalkar, iletişim akışı sorunsuz hale gelir.