Asana Automation Kuralları ile Tekrar Eden İşleri Sıfıra İndirin

Günümüzde şirketler, hızla değişen iş dünyasında tekrar eden işleri ortadan kaldırmak, zaman ve insan kaynağını daha stratejik alanlara yönlendirmek zorunda. İşte burada Asana Automation kuralları devreye giriyor.

Bu yazıda, Asana’nın sunduğu otomasyon özelliklerini derinlemesine inceleyecek, iş dünyasında proje yöneticilerinden pazarlama uzmanlarına, C-level yöneticilerden IT ekiplerine kadar farklı rollere sunduğu avantajları ele alacağız. Ayrıca, Omtera’nın Asana Platinum Solutions Partneri olarak bu süreci nasıl kolaylaştırdığını ve şirketlere nasıl değer kattığını göstereceğiz.

Neden Otomasyona İhtiyacınız Var?

• Zaman kaybı: Tekrar eden görevler (ör. onaylar, durum güncellemeleri, bilgilendirme e-postaları) çalışanların odaklanmasını engeller.
• Hata riski: Manuel süreçlerde unutmalar, yanlış bildirimler ve gecikmeler kaçınılmazdır.
• Verimsizlik: İş gücünün büyük kısmı düşük değerli işlere harcanır.

Asana Automation kuralları, bu üç temel sorunu ortadan kaldırarak şirketlerin operasyonel mükemmelliğe ulaşmasına yardımcı olur.

Asana Automation Nedir?

Asana Automation, iş süreçlerinizde manuel tekrarları ortadan kaldırmak için geliştirilmiş güçlü bir özelliktir. Basitçe söylemek gerekirse, belirli koşullar gerçekleştiğinde önceden tanımlanmış aksiyonların otomatik olarak tetiklenmesini sağlar. Bu kurallar sayesinde iş akışınız, bir çalışanın sürekli takip etmesine gerek kalmadan kendi kendine işler.

Örneğin:

• Görev tamamlama: Bir ekip üyesi bir görevi tamamladığında, sistem otomatik olarak ilgili kişiye yeni bir görev atayabilir. Böylece işlerin aksaması engellenir.
• Proje geçişleri: Bir görev belirli bir aşamaya geldiğinde, otomatik olarak başka bir projeye veya sütuna taşınabilir.
• Etiketleme (tagging): Göreve belirli bir etiket eklendiğinde, bu görev otomatik olarak ilgili workflow’a yönlendirilir. Örneğin “Acil” etiketi eklenen görev, anında öncelikli işler listesine taşınır.
• Bildirimler: Takvimde önemli bir tarih yaklaştığında ilgili kişilere otomatik bildirimler gider.

Bu yaklaşım, sadece iş yükünü azaltmakla kalmaz; aynı zamanda iş akışlarının standartlaştırılmasına, ekipler arası iletişimin güçlenmesine ve hataların minimuma inmesine katkı sağlar.

Kısacası, Asana Automation ile ekipleriniz daha az manuel işlem yapar, daha çok stratejik işlere odaklanır.

Asana Automation ile Kullanılabilecek Senaryolar

Automation kuralları, farklı sektörlerde ve departmanlarda çok çeşitli kullanım senaryoları sunar. İşte en yaygın örneklerden bazıları:

1. Görev Yönetimi (Task Management)

Her hafta veya ay tekrarlanan görevler, örneğin haftalık performans raporu hazırlama, müşteri kontrol listesi güncelleme ya da toplantı notlarını paylaşma gibi işler, otomatik olarak oluşturulabilir. Görevler belirli kişilere atanır, teslim tarihleri ayarlanır ve ekipler hatırlatıcılarla desteklenir.

2. Onay Süreçleri (Approval Workflows)

Pazarlama ekibiniz yeni bir kampanya tasarımı yüklediğinde, sistem otomatik olarak yöneticiden onay isteme kuralını devreye sokabilir. Onay verildiğinde içerik bir sonraki sürece aktarılır; reddedildiğinde ise ekip üyelerine revizyon yapılması için görev atanır. Bu sayede onay süreçleri hızlanır ve hiçbir aşama gözden kaçmaz.

3. Bildirimler ve Hatırlatmalar

Proje teslim tarihi yaklaştığında veya bir görevde gecikme yaşandığında ekip üyelerine otomatik e-posta veya uygulama içi bildirimler gönderilir. Örneğin: “Sunum teslimine 2 gün kaldı” mesajı sayesinde ekipler proaktif davranır.

4. Proje Geçişleri

Bir görev “devam ediyor” aşamasından “tamamlandı” aşamasına geçtiğinde, sistem onu otomatik olarak “Tamamlananlar” sütununa taşır. Böylece proje panolarınız her zaman güncel ve düzenli kalır, manuel taşımalara gerek kalmaz.

5. Departmanlar Arası İşbirliği

Şirket içi ekipler arasında bilgi akışını kolaylaştırmak için otomasyon kuralları kullanılabilir. Örneğin: IT ekibi bir teknik sorunu çözdüğünde, müşteri destek ekibine otomatik bildirim gider. Bu sayede müşteriyle iletişim kuran ekip vakit kaybetmeden güncel bilgiye ulaşır.

6. Satış ve CRM Entegrasyonu

Asana’yı CRM araçlarıyla entegre ettiğinizde, yeni bir müşteri kaydı oluşturulduğunda otomatik görevleryaratılabilir. Örneğin “Yeni müşteri demo toplantısı planla” gibi adımlar satış ekiplerine atanır.

7. İnsan Kaynakları Süreçleri

Yeni işe başlayan bir çalışan için otomatik onboarding görevleri tanımlanabilir: bilgisayar kurulumu, hesap açılışı, oryantasyon eğitimi. Böylece İK süreçleri standart ve eksiksiz yürütülür.

Otomasyonun İşletmelere Sağladığı Avantajlar

• %30’a varan zaman tasarrufu: Tekrar eden işlerin kaldırılması.
• Artan şeffaflık: Herkes, hangi görevlerin hangi aşamada olduğunu görebilir.
• Daha az hata: İnsan müdahalesi minimuma indiği için süreçler daha güvenilir olur.
• Çalışan memnuniyeti: Ekipler rutin işlere değil, yaratıcı ve stratejik görevlere odaklanır.

Omtera’nın Katkısı: Sadece Otomasyon Değil, Strateji

Omtera, Asana Platinum Solutions Partner olarak, sadece Asana’yı kurmakla kalmaz, aynı zamanda şirketinizin iş yapış kültürünü dönüştürür.

Omtera’nın Sağladığı Hizmetler:

• Danışmanlık: Şirketinize özel otomasyon senaryoları tasarlanır.
• Uygulama: Asana’nın doğru kurgulanması ve mevcut sistemlerle entegrasyonu sağlanır.
• Eğitim: Ekipler, Asana Automation kurallarını etkin biçimde kullanacak şekilde eğitilir.
• Sürekli Destek: İşiniz büyüdükçe süreçleriniz de ölçeklenir. Omtera bu süreci sürekli optimize eder.

Omtera ile Asana’yı sadece bir araç olarak değil, şirket kültürünüzün ayrılmaz bir parçası haline getirebilirsiniz.

Rakamlarda Otomasyonun Gücü

• Gartner araştırmasına göre, 2025’e kadar kurumsal işlerin %70’i otomasyonla yönetilecek.
• McKinsey verilerine göre, tekrar eden işlerin otomasyonu işletmelerin yıllık verimliliğini %20-30 artırıyor.

Asana, bu dönüşümü kolaylaştıran en güçlü araçlardan biri.

Otomasyon Kurallarının Kurulumu (Adım Adım)

1. Projenizi Açın: Asana’da ilgili projeyi açın.
2. Customize Seçeneğini Tıklayın: Sağ panelden “Rules” (Kurallar) kısmına girin.
3. Trigger Belirleyin: Örneğin “Görev tamamlandığında”.
4. Action Seçin: “Görevi başka bir projeye taşı” veya “E-postayla bildir”.
5. Kaydedin ve Test Edin: Kurallar hemen aktif olur, süreç akmaya başlar.

Bu adımlar Omtera’nın rehberliğiyle çok daha stratejik şekilde kurgulanabilir.

Manuel İşleri Geride Bırakın

Asana Automation kuralları ile tekrar eden işleri ortadan kaldırarak zamanı stratejik hedeflerinize odaklanabilirsiniz. Omtera’nın uzmanlığı sayesinde bu süreç yalnızca daha verimli değil, aynı zamanda daha sürdürülebilir hale gelir.

Tekrar eden işleri geride bırakmaya hazır mısınız? Omtera ile hemen iletişime geçin ve Asana’nın gücünü şirketiniz için en verimli şekilde kullanın!

Sık Sorulan Sorular (FAQ)

Asana Automation ücretli mi?
Evet, bazı gelişmiş otomasyon özellikleri Asana Premium ve Business planlarında sunulmaktadır.

Kurallar sınırsız mı?
Hayır, planlara göre farklı limitler vardır. Omtera, işletmenize en uygun planı seçmenizde rehberlik eder.

Otomasyon kurmak için teknik bilgi gerekir mi?
Hayır, Asana’nın sürükle-bırak arayüzü sayesinde herkes kolayca kurallar oluşturabilir.